De pengar ett byggföretag tappar syns sällan i bokslutet — de försvinner en leverantörsfaktura i taget. Ett materialinköp som aldrig knyts till ett projekt, en maskinhyra som ingen kommer ihåg att vidarefakturera, en underentreprenörsfaktura som bokförs på fel jobb. Var för sig är beloppen små. Sammantaget är det skillnaden mellan svart och rött på projektet. Lösningen är en enkel rutin utan luckor: faktura in → konteras per projekt → attesteras → kommer med på kundens faktura.
Ett bra sätt att räkna hem varje inköp med rätt påslag är att använda vår gratis påslags- och marginalkalkylator → innan du sätter priset på kundfakturan.
Vad är en leverantörsfaktura i ett byggprojekt?
En leverantörsfaktura är en kostnad som kommer in till ditt företag: material från grossisten, en underentreprenör, maskinhyra, transport eller container. Det är motsatsen till kundfakturan, som är det du skickar ut. Poängen i projektredovisning är att varje krona som kommer in måste ha ett projekt-ID redan från beställningen. Utan projektmärkning vet du inte vad jobbet faktiskt kostade — och då kan du varken fakturera rätt på löpande räkning eller mäta täckningsgraden på ett fastprisjobb.
Obligatoriska uppgifter på fakturan du tar emot
Innan du bokför bör du kontrollera att leverantörsfakturan uppfyller kraven i 17 kap. mervärdesskattelagen (2023:200). En felaktig faktura kan sänka din avdragsrätt för moms. Kontrollera att den innehåller:
- Fakturadatum
- Ett unikt löpnummer
- Säljarens organisations-/momsregistreringsnummer
- Köparens momsnummer när omvänd betalningsskyldighet eller EU-handel gäller
- Säljarens och köparens namn och adress
- Mängd och art på varorna eller omfattningen av tjänsten
- Leveransdatum
- Beskattningsunderlaget per momssats
- Momssatsen och momsbeloppet
För småbelopp upp till 4 000 kr inklusive moms räcker en förenklad faktura med färre uppgifter — bra att veta för kvitton på skruv och förbrukningsmaterial från bygghandeln.
Omvänd byggmoms — den vanligaste fällan på leverantörsfakturan
Omvänd betalningsskyldighet (omvänd byggmoms) betyder att det är du som köpare, inte säljaren, som redovisar momsen. Reglerna finns i 16 kap. mervärdesskattelagen. Det gäller när tjänsten är en byggtjänst och köparen är en näringsidkare som själv säljer byggtjänster mer än tillfälligt. Då fakturerar säljaren utan moms.
En sådan faktura ska ange köparens momsnummer, texten omvänd betalningsskyldighet och 0 kr i moms. Kommer det in en faktura från en underentreprenör med 25 % moms påslagen fast omvänd moms borde gällt — då är den fel och du bör begära en rättad faktura. I bokföringen redovisar du själv både utgående och ingående moms på samma 25-procentiga underlag. När inköpet är fullt avdragsgillt nettar det till noll, men det måste ändå redovisas i momsdeklarationen. Att få projektets material- och underentreprenörskostnad rätt hänger alltså ihop med att bokföra den omvända momsen korrekt — inte bara nettobeloppet.
Kontering per projekt — koppla kostnaden dit den hör hemma
Att kontera betyder att du kodar kostnaden på rätt konto och rätt projekt eller kostnadsställe. Det andra ledet är det som avgör din vinst. På löpande räkning är projektkonteringen direkt grunden för vad du får fakturera vidare. På fast pris är den grunden för att mäta täckningsgraden — ligger de verkliga inköpen över kalkylen äter de upp marginalen utan att du ser det förrän jobbet är klart.
I ByggExp konteras varje inköp direkt på projektet så det syns i projektets självkostnad medan jobbet pågår, inte i efterhand. Då kan du fånga en avvikelse medan du fortfarande kan göra något åt den.
Attest — vem godkänner vad, och varför det inte bara är byråkrati
Ett attestflöde delas ofta i två steg: sakattest (stämmer inköpet — har vi fått varan, är priset rätt?) och beslutsattest (får kostnaden belasta det här projektet?). Det handlar inte om pappersflytt. Bokföringslagen (1999:1078) kräver att varje affärshändelse stöds av en verifikation (5 kap.) och att det finns en verifieringskedja — en spårbar väg från faktura till bokföring. Ett attestflöde är den interna kontrollen som gör att inget bokförs på projektet utan att någon faktiskt sett och godkänt det. Digitalt går det på minuter; i pärm blir det den bunt som ligger kvar tills momsdeklarationen närmar sig.
Från leverantörsfaktura till kundfaktura — så kommer alla kostnader med
Hela poängen är att inget inköp ska falla mellan stolarna på vägen till kundfakturan. Rutinen ser ut så här:
- Inköpet märks med projekt redan vid beställningen.
- Fakturan konteras per projekt och attesteras.
- Kostnaden vidarefaktureras med påslag (löpande räkning) eller ingår i fastpriskalkylen.
- Utfallet stäms av mot budget.
Ett exempel: du köper material för 40 000 kr netto till ett löpanderäkningsjobb. Med 15 % påslag blir det du fakturerar kunden 46 000 kr netto, och mellanskillnaden på 6 000 kr täcker hantering och risk. Missar du bara ett enda materialinköp på 8 000 kr i konteringen faktureras det aldrig vidare — du tappar både inköpet och påslaget, alltså 9 200 kr, rakt av. Det är därför projektmärkningen måste ske vid beställningen och inte när fakturan väl ligger i högen.
Digital hantering och arkivering (2026-reglerna)
Leverantörsfakturor är räkenskapsinformation och verifikationer. Enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen ska de arkiveras till utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Nytt sedan 1 juli 2024 (SFS 2024:342) är att kravet på att spara pappersoriginalet i ursprungligt skick har tagits bort. Du får skanna eller fotografera en pappersfaktura och kasta originalet direkt — förutsatt att den digitala räkenskapsinformationen bevaras hela arkiveringstiden på sju år. Det är precis det som gör en app-baserad rutin ute på bygget möjlig: montören fotar kvittot, det konteras på projektet, papperet slängs.
Så gör du i ByggExp
I ByggExp fångar du leverantörsfakturan digitalt, konterar den per projekt och skickar den vidare i attestflödet. Eftersom varje inköp ligger på sitt projekt syns den samlade självkostnaden löpande, och kostnaderna finns kvar att vidarefakturera när det är dags att skicka kundfakturan. Systemet ersätter inte din bokföring eller ditt ansvar för momsredovisningen — men det gör att inga inköp ramlar bort mellan bygget och kontoret, och att du ser täckningsgraden medan projektet pågår.
Vanliga frågor
Måste jag spara pappersfakturan i original?
Nej. Sedan 1 juli 2024 (SFS 2024:342) får du digitalisera en pappersfaktura och slänga originalet direkt, så länge den digitala kopian bevaras hela arkiveringstiden på sju år enligt 7 kap. 2 § bokföringslagen.
När gäller omvänd byggmoms på en leverantörsfaktura?
När tjänsten är en byggtjänst och du som köpare själv säljer byggtjänster mer än tillfälligt. Då fakturerar leverantören utan moms, anger ditt momsnummer och texten omvänd betalningsskyldighet, och du redovisar momsen själv i deklarationen (16 kap. mervärdesskattelagen).
Hur vet jag att alla kostnader kommit med på kundfakturan?
Genom projektredovisning. När varje inköp är konterat på projektet kan du stämma av projektets samlade självkostnad mot det du fakturerat. Ligger något okonterat är det inte vidarefakturerat — och det är där pengarna läcker.
Hur länge måste jag spara leverantörsfakturorna?
Till utgången av det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De är verifikationer som ska ingå i en spårbar verifieringskedja enligt bokföringslagen.
Kom igång
Sätt rätt pris på det du vidarefakturerar med påslags- och marginalkalkylatorn →, och vill du se hur kontering och attest per projekt fungerar i praktiken kan du boka en demo så visar vi flödet på ett riktigt projekt.
Relaterat: Attestering av fakturor i byggföretag och Likviditet i byggföretag.
