Ett kalkylprogram för bygg ska svara på två frågor innan offerten går iväg: vad kostar jobbet för oss, och vad ska kunden betala? I ByggExp räknar du på intäkter och kostnader i en projektkalkyl, bygger offerten av rader från ditt artikelregister och skickar den som PDF. När kunden har sagt ja blir offerten ett fakturautkast, och under projektets gång ser du om marginalen håller. Här går vi igenom flödet och hur du gör kalkylen träffsäker.
Kalkylen först, offerten sedan
Många småföretag skriver offerten direkt och räknar i huvudet. Det fungerar tills ett jobb går med förlust utan att någon ser varför. Skilj därför på de två stegen:
- Kalkylen är din. Den visar alla kostnader: material, löner, underentreprenörer, maskinhyra och det som brukar glömmas, som avfall, frakt och resor. Kunden ser den aldrig.
- Offerten är kundens. Den visar vad som ingår, priset och villkoren. Den ska vara lätt att läsa och svår att missförstå.
När kalkylen är klar vet du vilket pris som ger den marginal du behöver. Då blir offerten ett beslut, inte en gissning.
Så fungerar projektkalkylen i ByggExp
Projektkalkylen är ett kalkylblad byggt för byggföretag. Du ställer intäkter mot kostnader och ser direkt vad som blir kvar:
- Intäktssidan. Tabeller för intäkter, till exempel från privatkunder med 25 % moms och från byggföretag med omvänd moms. Moms anges per tabell eller per rad.
- Kostnadssidan. Tabeller för material, löner och andra kostnader, med de kolumner du själv vill ha.
- Sammanfattningen. Kostnader mot vinst, marginal i procent och hur stor andel av intäkterna som går till kostnader.
Kalkylen kan kopplas till ett projekt, sparas som mall och användas igen nästa gång du räknar på ett liknande jobb. Den kan exporteras som PDF eller Excel, och har du redan räknat i Excel läser du in filen. Behöver en kollega eller revisorn titta på siffrorna skapar du en läslänk som slutar gälla efter en timme, och den som får länken kan lämna kommentarer.
Räkneexempel: badrumsrenovering
Säg att ett badrum på sex kvadratmeter ger följande kostnader i kalkylen: material 38 000 kr, 70 timmar arbete med en lönekostnad på 420 kr per timme (29 400 kr), plattsättare som underentreprenör 18 000 kr och container och frakt 3 500 kr. Summan blir 88 900 kr. Vill du ha 20 % marginal på priset delar du kostnaden med 0,8 och får 111 125 kr exkl. moms. Lägger du i stället på 20 % på kostnaden blir priset 106 680 kr och marginalen knappt 17 %. Skillnaden mellan påslag och marginal är ett av de vanligaste räknefelen i byggofferter. Kontrollera dina egna siffror med påslag- och marginalkalkylatorn.
Bygg offerten av rader du redan har
En offert i ByggExp består av rader med artikelnummer, beskrivning, antal, enhet, à-pris, rabatt och moms. Momsen är 25 % som standard och kan ändras per rad. Summorna räknas ut automatiskt.
- Artikelregistret. Lägg upp material och arbete du ofta säljer, med inköpspris, försäljningspris, enhet och moms. När du väljer en artikel på offertraden fylls namn, pris och moms i. Prislistor från grossisten kan läsas in, så att du slipper skriva in dem för hand.
- Giltig till. Ange hur länge offerten gäller. Datumet skrivs ut på PDF:en, och du slipper hålla ett pris som bygger på gamla materialpriser.
- Logotyp. PDF:en får företagets logotyp, så offerten ser likadan ut oavsett vem i firman som skapar den.
- Kopiera en tidigare offert. Gör du ofta samma typ av jobb kopierar du en gammal offert och justerar antal och priser. Så får du en egen offertmall med dina egna priser.
Är du inte redo för ett program ännu? Ladda ner vår gratis offertmall för bygg och läs guiden om hur du skriver en offert som håller.
Skicka, följ upp och fakturera
När offerten är klar skickar du den till kunden via e-post direkt från ByggExp, med PDF:en bifogad. Offerten får status skickad. När kunden svarar ändrar du status till accepterad eller avvisad. I listan filtrerar du på status och ser vilka offerter som väntar på svar, så att ingen förfrågan blir liggande utan uppföljning.
När jobbet är beställt skapar du ett fakturautkast från offerten. Raderna, kundens namn och e-post följer med, och ordreferensen blir offertens nummer. Du justerar det som har ändrats och skickar fakturan. Hur fakturan fungerar, med ROT-avdrag och omvänd byggmoms, beskriver vi på sidan om fakturaprogram för bygg.
Följ upp offerten innan den blir gammal
En offert som skickas och sedan glöms bort vinner sällan jobbet. Gör uppföljningen till en rutin:
- Efter två–tre dagar. Ring och fråga om offerten kom fram och om något är oklart. Det är ofta här du får veta att kunden jämför med ett annat anbud.
- En vecka före giltig till. Påminn om att priset gäller till ett visst datum. Det ger kunden ett skäl att bestämma sig.
- När svaret kommer. Sätt status till accepterad eller avvisad och skriv en kort anteckning om varför. Var priset för högt, tidplanen för sen eller beskrivningen otydlig?
Efter ett halvår ser du hur många offerter som blir jobb, och för vilka typer av uppdrag ni oftast vinner. Det är värdefullare än att skicka fler offerter.
Vad offerten bör innehålla
En offert som är tydlig från början sparar diskussioner när fakturan kommer. Gå igenom listan innan du skickar:
| Punkt | Varför | I ByggExp |
|---|---|---|
| Vad som ingår | Det kunden inte ser på offerten tror kunden ändå ingår | Beskrivning och rader per moment |
| Vad som inte ingår | Undviker tvist om rivning, bortforsling och el | Egen textrad i beskrivningen |
| Pris och moms | Privatpersoner jämför priser inklusive moms | Moms per rad, summor räknas automatiskt |
| Giltighetstid | Materialpriser ändras | Giltig till på PDF:en |
| Hur ändringar hanteras | Extraarbete ska kunna faktureras | Skriv in villkoren för ÄTA i beskrivningen |
| Betalningsvillkor | Styr när pengarna kommer | Sätts på fakturan, standard från kunden |
Gäller jobbet en privatperson och ROT-avdrag? Räkna på kundens del med ROT-kalkylatorn och skriv i offerten att priset gäller före avdrag. Själva avdraget görs på fakturan.
Ett fast pris är bara så bra som det du har skrivit in i offerten. Ändringar och tillägg som kunden vill ha under jobbets gång hanterar du som ÄTA, och en godkänd ÄTA kan också bli en faktura. Läs mer på sidan om ÄTA-hantering.
Efterkalkylen gör nästa offert bättre
Kalkylen är en prognos. Det är först när jobbet är klart som du vet om den höll. I ByggExp hamnar fakturor, leverantörsfakturor och skannade kvitton på projektet, och under projektets ekonomi ser du budget, kostnader och marginal. I Lönsamhet jämför du marginalen mellan projekten.
Gör det till en vana att efter varje större jobb ställa tre frågor:
- Höll timmarna? Om ni räknade med 70 timmar och använde 90 behöver nästa kalkyl ett annat timantal för samma moment.
- Höll materialet? Spill, prisökningar och kompletteringsköp syns först i efterhand.
- Vad blev inte fakturerat? Extraarbete som aldrig blev ÄTA är förlorade pengar.
Spara sedan den uppdaterade kalkylen som mall. Efter några jobb har du kalkyler som bygger på verkliga siffror i stället för på minnet. Vill du göra efterkalkylen i ett eget dokument finns en gratis mall för efterkalkyl.
Kalkylprogram, kalkylatorer eller Excel?
De flesta hantverkare börjar i Excel, och det är inget fel med det. Ett eget kalkylprogram blir värt det när någon av de här punkterna stämmer:
- Fler än en person skriver offerter och priserna ska vara desamma.
- Du vill se vilka offerter som väntar på svar utan att leta i mejlen.
- Du skriver om samma rader från offerten till fakturan.
- Du vet inte förrän bokslutet om ett jobb gick med vinst.
För enskilda mängder är kalkylatorerna snabbast: räkna ut betong, gips eller kvadratmeter och för in resultatet i kalkylen. Vad timmen behöver kosta räknar du ut med timpriskalkylatorn. Steg för steg finns i guiden om hur du kalkylerar ett byggjobb.
Kom igång
Offerter, projektkalkyl och fakturor ingår i Koll på pengarna för 299 kr/mån exkl. moms, för upp till två användare. Behöver hela laget tidrapportering och projekt, välj Full koll. De första 14 dagarna är gratis med alla funktioner, utan startavgift och utan bindningstid. Har du dina priser och kunder i ett annat system hjälper vi dig att flytta över dem utan kostnad.