Ett fakturaprogram för bygg måste klara det som vanliga fakturaprogram ofta gör krångligt: ROT-avdrag, omvänd byggmoms, delfakturor mot en betalningsplan och tillägg som ska faktureras separat. I ByggExp skapar du fakturan med företagets logotyp, OCR-nummer och rätt moms, och skickar den som PDF direkt till kunden. Fakturan kan utgå från en offert, en godkänd ÄTA eller en rad i projektets betalningsplan. Här är flödet, reglerna du behöver hålla koll på och hur du får betalt i tid.
Vad en byggfaktura måste innehålla
En faktura ska ha vissa uppgifter för att kunden ska kunna dra av momsen och för att Skatteverket ska godta ett ROT-avdrag. Det här finns på varje faktura i ByggExp:
- Logotyp. Företagets logotyp, så att fakturan ser likadan ut oavsett vem som skapar den.
- Löpande fakturanummer och OCR. OCR-numret räknas fram från fakturanumret med kontrollsiffra, så att betalningen kan matchas.
- Bankgiro eller plusgiro. När bankgiro eller plusgiro är angivet får fakturan en QR-kod för betalning, som kunden kan skanna i bankappen.
- Datum och villkor. Fakturadatum, leveransdatum, förfallodatum, betalningsvillkor och text om dröjsmålsränta.
- Rader med moms. Antal, enhet, à-pris, rabatt och moms per rad. Textrader för rubriker och förklaringar.
- Referenser. Er referens, kundens referens och ordernummer, till exempel offertens nummer.
En genomgång av alla krav finns i guiden vad en faktura ska innehålla, och vill du börja med en enkel fil finns vår fakturamall.
ROT-avdrag på fakturan
När kunden är en privatperson som har rätt till ROT-avdrag drar du av avdraget direkt på fakturan och begär resten från Skatteverket. I ByggExp slår du på ROT-avdrag på fakturan och anger arbetskostnaden. Avdraget räknas som 30 % av arbetskostnaden, och ByggExp håller det inom taket på 50 000 kr. Fakturan har fält för kundens personnummer och fastighetsbeteckning eller bostadsrättsförening.
Tre saker att kontrollera innan du skickar:
- Arbetskostnaden är rätt avgränsad. Material, resor och maskinhyra ger inte avdrag. Anger du hela beloppet som arbete blir avdraget för stort och Skatteverket kan neka ansökan.
- Kunden har utrymme kvar. Taket gäller per person och år, och kunden kan redan ha använt en del hos någon annan.
- Kunden har betalat sin del. Du begär utbetalningen först när kunden har betalat.
Läs reglerna hos Skatteverket och räkna på kundens del med ROT-kalkylatorn.
Räkneexempel: ROT på en badrumsfaktura
Ett badrum faktureras med arbete för 48 000 kr och material för 32 000 kr, båda exkl. moms. Med moms blir arbetet 60 000 kr och materialet 40 000 kr, totalt 100 000 kr. ROT-avdraget räknas på arbetskostnaden inklusive moms: 30 % av 60 000 kr är 18 000 kr. Kunden betalar 82 000 kr, och när betalningen har kommit in begär du 18 000 kr från Skatteverket. Anger du i stället hela beloppet som arbete blir avdraget 30 000 kr, och den skillnaden kan Skatteverket kräva tillbaka.
Omvänd byggmoms
Säljer du byggtjänster till ett företag som själv säljer byggtjänster gäller omvänd betalningsskyldighet. Då ska du inte ta ut moms på fakturan, utan köparen redovisar den. I ByggExp väljer du omvänd moms på fakturan, och PDF:en får texten att omvänd skattskyldighet för byggtjänster gäller. Arbetar du ofta som underentreprenör åt samma byggföretag sparar du omvänd moms som standard på kunden, så att det blir rätt varje gång.
Det vanligaste misstaget är att använda omvänd moms mot en privatperson eller ett företag som inte säljer byggtjänster. Fråga kunden om du är osäker. Mer om reglerna finns i guiden om omvänd byggmoms för underentreprenörer.
Delfakturor, ÄTA och vidarefakturering
Ett byggprojekt faktureras sällan med en enda faktura. ByggExp har tre vägar till fakturan utöver att skriva den från början:
- Betalningsplanen. I projektets betalningsplan lägger du in delbetalningar som fasta belopp eller procent av kontraktssumman. När en etapp är klar skapar du ett förifyllt fakturautkast från raden, och raden markeras som fakturerad. Så fungerar à conto-fakturering utan att du behöver hålla reda på vad som är fakturerat i ett separat ark.
- Godkänd ÄTA. När en ÄTA är godkänd skapar du en faktura från den. Projekt, ordreferens (ÄTA-nummer och titel) och en rad med beloppet fylls i. Läs mer om ÄTA-hantering.
- Accepterad offert. Offertens rader, kund och nummer följer med till fakturautkastet. Se offert och kalkyl.
Har du köpt in material eller tjänster som kunden ska betala kan du vidarefakturera leverantörsfakturan med ett påslag i procent. Inkommande fakturor kan skickas till en egen e-postadress och skannas, så att de hamnar på rätt projekt.
Fakturera i rätt tid
Den vanligaste orsaken till dålig likviditet i ett byggföretag är inte kunder som inte betalar, utan fakturor som skickas för sent. Några tumregler:
- Etapper direkt när de är klara. Skapa delfakturan från betalningsplanen samma dag som etappen är avklarad.
- ÄTA samma vecka. En godkänd ÄTA är som lättast att få betalt för medan kunden minns varför den behövdes.
- Slutfakturan utan dröjsmål. Vänta inte veckor efter slutbesiktningen. Kunden är som mest nöjd när jobbet precis är klart.
Kreditfaktura och ändringar
Blev något fel på en skickad faktura ska den inte ändras i efterhand. Skapa i stället en kreditfaktura för hela beloppet eller en del av det, och skicka en ny faktura om det behövs. Då stämmer fakturaserien och bokföringen, och kunden ser tydligt vad som gäller.
Få betalt i tid
Varje faktura har en status: utkast, skickad, betald, förfallen eller makulerad. När förfallodatum har passerat markeras fakturan som förfallen, och du markerar den som betald när pengarna har kommit in. Betalningsvillkoren hämtas från kunden när du skapar fakturan.
När en kund inte betalar skickar du en betalningspåminnelse via e-post med PDF. Påminnelsen räknar fram dröjsmålsränta och lägger på en påminnelseavgift. Enligt räntelagen är dröjsmålsräntan referensräntan plus åtta procentenheter om ni inte har avtalat något annat, och en påminnelseavgift får bara tas ut om den är avtalad i förväg. Skriv därför in den i offerten eller avtalet. Räkna på räntan med dröjsmålsräntekalkylatorn, och läs vad du gör när kunden inte betalar fakturan.
Under Ekonomi ser du också påminnelser om dina egna kommande betalningar, så att leverantörsfakturorna inte förfaller.
Tre fakturor från vardagen
Köksrenovering hos en privatperson
Jobbet är klart och kunden har rätt till ROT-avdrag. Du skapar fakturan från den accepterade offerten, lägger material och arbete på separata rader, slår på ROT och anger arbetskostnaden. Kunden betalar sin del via OCR eller QR-koden, och därefter ansöker du om resten hos Skatteverket.
Underentreprenad åt ett byggföretag
Du sätter gips åt en entreprenör som själv säljer byggtjänster. Kunden har omvänd moms som standard, så fakturan blir rätt från början, och PDF:en anger att köparen redovisar momsen. Betalningsvillkoren är de ni har avtalat och hämtas från kunden.
Tillbyggnad i fyra etapper
Kontraktet säger 30 % vid start, 30 % när stommen är rest, 30 % vid tätt hus och 10 % efter slutbesiktning. Etapperna ligger i projektets betalningsplan. När stommen är klar skapar du fakturan från raden, och du ser direkt vad som återstår att fakturera. En godkänd ÄTA om ett extra fönster faktureras för sig eller tillsammans med nästa etapp.
Bokföringen
Med tillägget Integrationer (199 kr/mån) exporterar du kund- och leverantörsfakturor som en SIE4-fil, med omvänd moms, ROT-fordran och öresavrundning, och läser in den i bokföringsprogrammet. Då behöver ingen skriva av fakturorna en gång till.
Checklista: välj fakturaprogram för bygg
| Krav | Varför | ByggExp |
|---|---|---|
| ROT-avdrag | Privatkunder förväntar sig avdraget på fakturan | 30 % av arbetskostnaden, tak 50 000 kr |
| Omvänd byggmoms | Krav vid försäljning till byggföretag | Val på fakturan, standard per kund |
| OCR och QR-kod | Betalningen matchas rätt | OCR med kontrollsiffra, QR med bankgiro |
| Delfakturor | Stora jobb faktureras i etapper | Från projektets betalningsplan |
| ÄTA | Tillägg ska inte glömmas | Faktura från godkänd ÄTA |
| Kreditfaktura | Fel rättas utan att serien bryts | Hel eller delvis kreditering |
| Påminnelser | Pengarna ska komma in | Påminnelse med ränta och avgift via e-post |
| Bokföring | Samma siffror i bokföringen | SIE4-fil (tillägg 199 kr/mån) |
Fakturering ingår i Koll på pengarna för 299 kr/mån exkl. moms, för upp till två användare, och i Full koll tillsammans med tidrapportering och projekt. Testa gratis i 14 dagar, utan startavgift och utan bindningstid.