ÄTA står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten: det som ändras i ett projekt efter att avtalet är skrivet. Det är här byggföretag oftast tappar pengar, inte för att arbetet inte blev gjort, utan för att det aldrig blev registrerat, godkänt eller fakturerat. ÄTA-hantering i ByggExp samlar varje ÄTA på projektet med typ, belopp och status, låter laget koppla arbetsdagar till ÄTA:n i appen och gör en godkänd ÄTA till en förifylld faktura. Så här ser flödet ut och så minskar du risken för tvist.
Ändring, tillägg eller avgående?
- Ändringsarbete. Något i det avtalade utförs på ett annat sätt, till exempel en annan golvbrunn än den i ritningen.
- Tilläggsarbete. Något som inte ingick läggs till, till exempel ett extra eluttag eller en vägg som ska flyttas.
- Avgående arbete. Något som ingick utgår, och priset ska minska.
Alla tre registreras i ByggExp. Ett avgående arbete får ett negativt belopp, så att projektets summa stämmer åt båda hållen. Bakgrunden och hur ÄTA regleras i standardavtalen beskriver vi i guiden om ÄTA-arbeten.
Så fungerar ÄTA i ByggExp
- ÄTA:n registreras på projektet. Under projektets ÄTA-flik skapar du en ny ÄTA. Den får ett löpnummer inom projektet, typ, titel, beskrivning, datum, belopp exkl. moms och anteckningar.
- Kunden får beskedet. Du meddelar kunden ändringen och priset, till exempel via e-post, och sätter status till skickad.
- Kunden svarar. När kunden har godkänt sätter du status till godkänd, annars avvisad. Godkännandet görs av admin eller projektadmin i ByggExp.
- Laget utför arbetet. I mobilappen kopplar medarbetaren sin arbetsdag till ÄTA:n, så att det syns vilka dagar som hörde till tillägget.
- ÄTA:n faktureras. Från en godkänd ÄTA skapar du en faktura. Projekt, ordreferens (ÄTA-nummer och titel) och en rad med beloppet fylls i, och ÄTA:n får status fakturerad.
Statusen gör att du alltid vet var varje ÄTA står: registrerad, skickad, godkänd, avvisad eller fakturerad.
Följ ÄTA-beloppen per projekt
På ÄTA-fliken summeras projektets ÄTA: hur mycket som är godkänt eller fakturerat, och hur mycket som fortfarande väntar på besked. Samma summering syns i mobilappens vy för projektets ekonomi, så att projektledaren ser läget även ute på bygget.
Summan av väntande ÄTA är en siffra att hålla koll på. Ju längre en ÄTA står utan svar, desto svårare blir det att få betalt för den. Ta upp den på nästa byggmöte och skriv in den i protokollet. En gratis mall för byggmötesprotokoll finns bland våra verktyg.
Skriftligt innan arbetet börjar
Den viktigaste regeln i ÄTA-hantering är enkel: få ett skriftligt besked innan du gör jobbet. Muntliga överenskommelser på bygget är svåra att bevisa när slutfakturan ifrågasätts. Ett kort mejl räcker ofta, så länge det framgår vad som ska göras, vad det kostar och att kunden har sagt ja.
Mot privatpersoner gäller konsumenttjänstlagen. Behövs tilläggsarbete ska du underrätta konsumenten och be om besked innan du utför det. Lagen begränsar också hur mycket ett ungefärligt pris får överskridas. Skriv därför in i offerten hur ändringar och tillägg hanteras, och använd vår ÄTA-mall om du vill skicka ändringen som ett eget dokument för underskrift.
Tre ÄTA i samma badrum
Ett exempel från en badrumsrenovering till fast pris visar hur ändringar uppstår och hur de registreras:
- Tillägg: rör bakom väggen. När väggen öppnas visar sig avloppsröret vara i dåligt skick. Snickaren visar kunden, projektledaren registrerar en tilläggs-ÄTA med pris och skickar beskedet via e-post. När kunden har svarat ja sätts status till godkänd, och de dagar som arbetet tar kopplas till ÄTA:n i appen.
- Ändring: annat kakel. Kunden väljer en större platta än den som var offererad. Den kräver mer tid att sätta och är dyrare. Ändringen registreras med mellanskillnaden som belopp.
- Avgående: ingen inbyggd hylla. Kunden stryker en nisch med hylla som ingick i offerten. Den registreras som avgående med negativt belopp.
När badrummet är klart visar ÄTA-fliken tre poster med status och summa. Slutfakturan blir begriplig för kunden, eftersom varje förändring redan är känd och godkänd.
Vem gör vad
| Roll | Gör | Var |
|---|---|---|
| Yrkesarbetare | Upptäcker ändringen, meddelar arbetsledaren, kopplar arbetsdagen till ÄTA:n | Mobilappen |
| Projektledare | Registrerar ÄTA:n, sätter pris, meddelar kunden och sätter status | Webben |
| Kund eller beställare | Godkänner eller avvisar skriftligt | E-post eller ÄTA-mallen |
| Ekonomi | Skapar fakturan från godkänd ÄTA | Webben |
Prissätt ÄTA:n rätt
En ÄTA prissätts ofta i stressen på bygget, och då blir den för billig. Räkna med samma delar som i en vanlig kalkyl:
- Arbete. Timmar gånger timpris, inklusive tid för att ställa om och planera om.
- Material. Inköpspris med ditt vanliga påslag.
- Påverkan på resten av jobbet. Väntetid, flyttade moment och förlängd hyra av ställning eller container.
- Underentreprenörer. Extra besök från el, VVS eller plattsättare.
Räkna fram timpriset med timpriskalkylatorn och påslaget med påslag- och marginalkalkylatorn. Vid avtal på löpande räkning är timmarna själva underlaget. Kopplingen mellan arbetsdag och ÄTA i appen visar då vilka dagar som gällde tillägget.
ÄTA vid fast pris och löpande räkning
Hur viktig ÄTA-hanteringen är beror på hur jobbet är prissatt:
- Fast pris. Allt som inte står i offerten är en ÄTA. Utan registrering och godkännande gör du jobbet gratis, eller får diskutera det vid slutfakturan. Här är ett pris på varje ÄTA innan arbetet börjar det viktigaste.
- Löpande räkning. Timmarna faktureras ändå, men ÄTA:n visar kunden varför de blev fler än beräknat. Arbetsdagar kopplade till ÄTA:n i appen gör det lätt att förklara vilka dagar som gällde tillägget.
Påverkar ändringen tidplanen, skriv det i ÄTA:ns beskrivning eller anteckningar: hur många dagar projektet förskjuts och varför. En ÄTA som flyttar slutdatumet utan att det är dokumenterat kan senare bli en fråga om förseningsvite. Räkna på vad en försening kan kosta med förseningsvitekalkylatorn.
Fakturera ÄTA rätt
En godkänd ÄTA som inte faktureras är det dyraste misstaget av alla. Med ByggExp skapar du fakturan direkt från ÄTA:n, och raden får 25 % moms som standard. Gäller jobbet ett byggföretag med omvänd byggmoms, eller en privatperson med ROT-avdrag, ändrar du det på fakturan innan du skickar den. Du kan fakturera varje ÄTA för sig när den är klar, eller ta med den i nästa delfaktura. Hur fakturan fungerar beskriver vi på sidan om fakturaprogram för bygg.
Räkneexempel: tilläggs-ÄTA för nya rör
Avloppsröret bakom badrumsväggen behöver bytas. Snickaren räknar med 6 timmar à 650 kr, alltså 3 900 kr. Rör och kopplingar kostar 2 400 kr i inköp, och med 15 % påslag blir det 2 760 kr. VVS-firman tar 3 500 kr för sitt besök, och containern behöver stå en dag extra för 400 kr. ÄTA:n blir 10 560 kr exkl. moms. Det beloppet registreras på ÄTA:n och skickas till kunden innan arbetet börjar.
Dokumentera med foton
Ett foto av det som upptäcktes säger mer än en lång beskrivning, särskilt när kunden inte var på plats. Be laget fotografera före och efter med mobilen. Foton som tas i appen kopplas till arbetspasset och hamnar i projektets Foto-flik med datum och person, så att du hittar dem när ÄTA:n ska godkännas eller ifrågasätts. Hänvisa till ÄTA-numret i mejlet till kunden och i byggmötesprotokollet, så hänger dokumentationen ihop.
Spara också kundens skriftliga svar. Ett kort ja i ett mejl, med ÄTA-numret i ämnesraden, räcker långt om slutfakturan ifrågasätts ett halvår senare. Notera i ÄTA:ns anteckningar var godkännandet finns, så hittar en kollega det även när du inte är på plats.
Vanliga fel i ÄTA-hanteringen
| Fel | Följd | Så undviker du det |
|---|---|---|
| Muntligt ja på bygget | Kunden bestrider i slutfakturan | Skriftligt besked, status skickad och godkänd |
| ÄTA utan pris | Diskussion i efterhand | Belopp på varje ÄTA innan arbetet börjar |
| Avgående glöms | Kunden upptäcker det själv | Registrera avgående med negativt belopp |
| Godkänd men ofakturerad | Förlorade intäkter | Faktura direkt från godkänd ÄTA |
| Ingen koll på väntande | Tillägg blir liggande utan svar | Summering per projekt, uppe på byggmötet |
Mer om hur du dokumenterar och följer upp finns i guiden med ÄTA-mall.
Kom igång
Hela flödet, med ÄTA på projektet, arbetsdagar i appen och faktura från godkänd ÄTA, ingår i Full koll för 990 kr/mån exkl. moms med 10 användare. Testa gratis i 14 dagar, utan startavgift och utan bindningstid.