När kalkylen ligger i ett program, tiden i ett annat och fotona i telefonen, är det ingen som ser hur projektet faktiskt går förrän slutfakturan. Ett projekthanteringssystem – eller projektledningssystem – samlar planering, tid, uppgifter, dokumentation och ekonomi per projekt, så att du styr marginalen medan bygget pågår. Här går vi igenom vad ett projekthanteringssystem för bygg bör klara och hur du väljer rätt.
Vill du ha grunderna först? Läs om projekthantering för byggföretag eller hur du digitaliserar projektstyrningen.
Vad är ett projekthanteringssystem för bygg?
Ett projekthanteringssystem är navet där allt som rör ett projekt möts: bemanning och schema, nedlagd tid, uppgifter och arbetsorder, foton och dokument, offert, utlägg och faktura. Poängen är kopplingen – när timmar och kostnader bokförs på projektet räknas marginalen ihop av sig själv, i stället för att du sammanställer den i efterhand.
Projekthanteringssystem eller projektledningssystem?
Begreppen används om vartannat och betyder i praktiken samma sak för ett byggföretag: ett system som håller ihop projektets planering, genomförande och ekonomi. Det som skiljer ett system byggt för bygg från ett generellt projektverktyg är att det förstår timmar, ÄTA, ROT och marginal – inte bara uppgifter i en lista.
Vad ett projekthanteringssystem bör klara
- Planering – schema och bemanning kopplat till projektet.
- Tid per projekt – timmar bokförs där jobbet sker, för kostnadskontroll och marginal.
- Uppgifter och arbetsorder – jobb kopplade till projekt och person.
- Dokumentation – foto och dokument samlade per projekt.
- Ekonomi – offert, utlägg, kostnader och faktura på samma projekt.
- Marginal i realtid – nedlagt mot kalkyl medan projektet pågår.
Spridda verktyg vs ett system
| Spridda verktyg | Projekthanteringssystem | |
|---|---|---|
| Var finns data | I flera program och telefoner | Samlat per projekt |
| Marginal | Räknas efter projektet | Syns löpande |
| Inmatning | Tid, faktura och kalkyl var för sig | En registrering, används överallt |
| Kontor och bygge | Olika bilder av läget | Samma bild i realtid |
| ÄTA och ändringar | Tappas lätt bort | Loggas på projektet |
Så väljer du rätt system
- Ser du marginalen löpande? Ett system för bygg visar nedlagd tid mot kalkyl i realtid.
- Hänger tid, foto och ekonomi ihop? Annars blir det öar av data som ingen orkar sammanställa.
- Funkar det i mobilen på bygget? Det är där projektet händer – verktyg som kräver dator blir liggande och används sällan.
- Är det byggt för bygg? Timmar, ÄTA, ROT och byggavtalet ska förstås av systemet, inte lösas med lappar vid sidan om.
Från system till bättre kalkyler
Ett projekthanteringssystem betalar sig två gånger: först genom att du agerar på projekt som drar över medan de pågår, sedan genom att utfallet blir underlag för nästa anbud. När projektet är klart jämför du utfall mot kalkyl i en efterkalkyl och prissätter nästa jobb säkrare.
Kom igång
Vill du styra projekten medan de pågår? Läs om projektuppföljning i realtid, se alla funktioner eller boka en demo av ByggExp.
Relaterade guider
- Projektledning för byggföretag – led byggprojekt från anbud till överlämning.
- Projekthantering för byggföretag – tid, personal och marginal i ett.
- Projektuppföljning i bygg – tid, kostnader och lönsamhet i realtid.
- Schemaläggningssystem för bygg – planera personal, projekt och tid.
- Kostnadskontroll och marginal – håll koll på projektets ekonomi.
- Digitalisera projektstyrningen – från lappar och Excel till ett system.
Vanliga frågor
Vad är ett projekthanteringssystem för bygg?
Ett system som samlar planering, tid, uppgifter, dokumentation och ekonomi per projekt, så att du ser marginalen medan projektet pågår i stället för efteråt.
Vad är skillnaden mellan projekthanteringssystem och projektledningssystem?
I praktiken samma sak för ett byggföretag. Det avgörande är inte namnet, utan att systemet är byggt för bygg.
Vad skiljer ett byggsystem från ett generellt projektverktyg?
Ett generellt verktyg hanterar uppgifter i en lista. Ett system för bygg kopplar timmar och kostnader till projektet och räknar marginalen automatiskt.
Måste hela laget använda det?
Nyttan kommer när tid och dokumentation registreras där jobbet sker. Därför ska systemet vara enkelt nog att laget använder det i mobilen utan utbildning – annars stämmer inte siffrorna.
Ser jag projektets marginal i realtid?
Ja. När timmar, utlägg och kostnader bokförs på projektet uppdateras ekonomin löpande, så du hinner agera innan budgettaket.
