Whiteboarden på kontoret och ett delat Excel-ark räcker så länge ni är några stycken på ett projekt. När flera lag ska fördelas över flera byggen – med semestrar, sjukdom och ändringar i sista stund – går pusslet inte längre ihop. Ett schemaläggningssystem för bygg samlar bemanningen i en delad vy kopplad till projekten, så att rätt person är på rätt bygge och du ser luckorna innan de blir dyra. Här får du åtta krav att ställa när du väljer system, reglerna schemat måste hålla och vad det kostar.
Vill du börja enkelt? Ladda ner vår gratis schema-mall, eller läs hur du lägger upp schemaläggning för byggföretag steg för steg.
Vad är ett schemaläggningssystem?
Ett schemaläggningssystem fördelar personal på projekt och dagar och håller planen aktuell när något ändras. Till skillnad från en handritad plan visar det hela laget samtidigt, med frånvaro, och varnar för krockar. De flesta system på marknaden är byggda för skift i butik, vård och restaurang. På ett bygge planerar du i stället lag per projekt över veckor, och det är den skillnaden du ska välja efter.
Whiteboard och Excel vs ett system
| Whiteboard / Excel | Schemaläggningssystem | |
|---|---|---|
| Överblick | Bara på kontoret, ett projekt i taget | Hela laget, alla projekt samtidigt |
| Ändringar | Suddas och skrivs om | Ändras i en cell, med ändringslogg |
| Frånvaro | Hålls i huvudet | Semester och sjukdom syns i planen |
| Överbokning | Upptäcks för sent | Varning direkt |
| Kopplat till tid | Nej | Timmar per projekt i samma system |
Så väljer du schemaläggningssystem – 8 krav
- Byggt för projekt, inte skift. Du ska kunna planera både per person och per projekt, över två veckor eller en månad. Ett system som bara räknar pass per dag blir fel för ett bygglag.
- Mobilapp för laget. Planen och uppgifterna ska nå dem som står på bygget. Fråga exakt vad medarbetaren ser i appen – hela bemanningsplanen eller bara sina uppgifter.
- Frånvaro i planen. Godkänd semester och sjukdom ska synas där du planerar, så att du inte bokar någon som är ledig.
- Varning för dubbelbokning. Systemet ska varna när någon bokas på mer än 8 timmar samma dag – innan två projekt räknar med samma snickare.
- Koppling till tidrapport och lön. Planen är en prognos – lön och faktura bygger på de faktiska timmarna. Kontrollera att tidrapporten finns i samma system och hur timmarna förs vidare till lönen: via integration eller via fil.
- Stöd för Byggavtalet och arbetstidslagen. Timtyper som övertid och OB ska kunna registreras, och timmarna ska gå att följa upp mot dygns- och veckovila. Fråga om systemet räknar ut något automatiskt eller om medarbetaren väljer timtyp själv.
- Flera projekt och ändringslogg. Du ska kunna flytta folk mellan byggen och se vem som ändrade vad och när – annars står två bud mot varandra på måndagsmorgonen.
- Pris per användare – räknat på hela laget. Jämför vad 5, 10 och 20 användare kostar, om det finns startavgift och bindningstid, och vilka funktioner som kräver tillägg.
Regler att tänka på
Arbetsgivaren ansvarar för att schemat följer arbetstidslagen – även om medarbetaren själv ville jobba. Det här gäller enligt arbetstidslagen (1982:673):
- Ordinarie arbetstid – högst 40 timmar i veckan (5 §).
- Dygnsvila – minst 11 timmars sammanhängande ledighet per 24 timmar. Tiden mellan 00 och 05 ska ingå (13 §).
- Veckovila – minst 36 timmars sammanhängande ledighet per sjudagarsperiod, helst över helgen (14 §).
- Kollektivavtal går före – lagen får ersättas av kollektivavtal (3 §). Har ni Byggavtalet är det avtalstexten som gäller för övertid och arbetstidens förläggning.
En vanlig fälla är helgjobb i slutspurten: laget jobbar lördag, men ingen ser till att de får 36 timmars sammanhängande ledighet en annan gång samma vecka. Arbetsmiljöverket har tillsyn över reglerna. Fördjupning finns i vår guide om arbetstidslagen i bygg.
Kan AI lägga schemat?
Delvis. Det finns system som föreslår ett schema utifrån behov, kompetens och regler, och det fungerar bäst där passen upprepas – butik, vård, kundtjänst. På ett bygge styrs planen av saker som sällan står i systemet: när betongen härdat, när underentreprenören är klar, vad beställaren ändrat på byggmötet. Där lägger arbetsledaren fortfarande planen.
ByggExp lägger inte schemat automatiskt. Du fördelar personalen själv, och systemet håller koll på frånvaro och dubbelbokningar medan du gör det.
Schema i Excel – gratis mall
Vår gratis schema-mall ger ett färdigt arbets- och veckoschema att fylla i, och för projektets tidplan finns en Gantt-mall. Gränsen för Excel går oftast när laget börjar ringa kontoret för att få veta var de ska imorgon.
Vad kostar ett schemaläggningssystem för bygg?
Allmänna schemasystem tar oftast betalt per användare och månad. I ByggExp ingår planering av projekt och personal i paketet Koll på jobbet: 690 kr/mån inklusive 10 användare, därefter 69 kr per extra användare. Med 15 användare blir det 690 + 5 × 69 = 1 035 kr/mån. Full koll, med lön, faktura och projektekonomi, kostar 990 kr/mån inklusive 10 användare (+69 kr per extra). Priserna är exklusive moms, utan startavgift och bindningstid. Medarbetare som bara använder appen räknas endast om de stämplat in de senaste 30 dagarna. Se alla priser.
Schemaläggning, bemanning och resursplanering – vad är vad?
Termerna blandas ofta ihop men skiljer sig i tidshorisont. Bemanningsplanering handlar om vilka personer och kompetenser som behövs framåt. Resursplanering i bygg väger kapaciteten mot projektens behov, ofta med maskiner och material. Schemaläggningen är den konkreta fördelningen dag för dag.
Kom igång
Se vad som ingår i ByggExp som planeringsprogram för bygg, eller läs hur schemat läggs dag för dag på sidan om vårt schemaläggningssystem för bygg. Testa gratis i 14 dagar med alla funktioner, eller boka en gratis konsultation så visar vi planeringen på era egna projekt.
Relaterade guider om planering
- Schemaläggning för byggföretag – så lägger du schemat steg för steg.
- Bemanning och personalplanering i bygg – rätt person på rätt plats.
- Resursplanering i bygg – undvik överbeläggning och dubbelbokade lag.
- Arbetstidslagen i bygg – dygnsvila, veckovila och övertid.
- Gantt- och schemamall för bygg – planera projektet visuellt.
Vanliga frågor
Vad är ett schemaläggningssystem för bygg?
Ett system som fördelar personal på projekt och dagar, visar frånvaro och varnar för överbokning. Till skillnad från skiftsystem för butik och vård planerar det lag per projekt över veckor.
Vad kostar ett schemaläggningssystem?
I ByggExp från 690 kr/mån inklusive 10 användare (exkl. moms), utan startavgift och bindningstid. 14 dagar gratis.
Vilket gratis schemaläggningsprogram är bäst?
För ett litet bygglag är ett delat kalkylark ofta bästa gratisalternativet, till exempel vår schema-mall. Gratisversioner av schemaappar är oftast byggda för skift och begränsade i antal användare. Behöver ni frånvaro, flera projekt och tidrapport i samma system blir det ett betalt system.
Kan man göra schema i Excel?
Ja. En veckomall med personer i rader och dagar i kolumner räcker för ett lag på ett projekt. Excel varnar däremot inte för dubbelbokning, visar inte frånvaro automatiskt och når inte laget i mobilen.
Går schemat att koppla till lönesystemet?
Lönen bygger på de faktiska timmarna, inte på schemat. I ByggExp exporterar du timmarna som lönefil (CSV) och AGI-underlag. För bokföringen i t.ex. Fortnox eller Visma finns SIE4-export i integrationstillägget (199 kr/mån). Direktkoppling via API finns inte.
Hur schemalägger man underentreprenörer?
Underentreprenörer styr du via avtal och tidplan, inte via ert personalschema. Lägg in deras insatser i projektets tidplan, till exempel med en Gantt-mall, och bekräfta datumen skriftligt. I ByggExp planerar du den egna personalen – UE ingår inte i bemanningsvyn.
Relaterat: Bemanningssystem för bygg
