Ett resursplaneringsverktyg för bygg ska svara på en fråga varje morgon: vem är var, och räcker folket till? När flera projekt pågår samtidigt räcker det inte att varje projektledare har koll på sitt. Samma snickarlag blir lovat till två arbetsplatser, och semestern som godkändes i våras syns först när någon saknas. I ByggExp planerar du personalen över alla projekt i samma vy: ett Gantt-schema för veckorna framåt och en bemanningsvy för de enskilda dagarna. Här ser du hur verktygen fungerar, hur en planeringsvecka kan se ut och var gränserna går.
Två vyer: Planering och Bemanning
Resursplanen i ByggExp består av två delar som kompletterar varandra.
Planering – Gantt-schema för veckorna framåt
I Planering lägger du upp planen i ett Gantt-schema. Du väljer att planera per personal, när du vill se vad varje person gör, eller per projekt, när du vill se vilka som är inbokade på ett bygge. Vyn växlar mellan 2 veckor, månad och ett eget datumintervall. Varje förändring sparas i en ändringslogg, så att det går att se vem som flyttade vad och när.
Bemanning – vem är var, dag för dag
Bemanning är ett rutnät med medarbetarna som rader och veckans dagar som kolumner. Du klickar i en ruta och väljer vilket projekt personen ska vara på. Godkänd frånvaro från modulen Frånvaro syns direkt i rutnätet, och bokar du någon på mer än åtta timmar samma dag markeras dagen som överbokad.
En planeringsvecka i praktiken
- Torsdag: titta två veckor framåt. Öppna Planering per projekt och kontrollera att varje bygge har folk de kommande två veckorna. Luckor syns som tomma perioder.
- Fredag: lägg nästa vecka i Bemanning. Fördela laget dag för dag. Frånvaro som är godkänd ligger redan i rutnätet, så du planerar runt den.
- Måndag morgon: justera. Någon är sjuk eller en leverans är sen. Flytta personen i Bemanning och kontrollera att ingen blir överbokad.
- Under veckan: följ upp. Laget stämplar in i mobilappen och timmarna hamnar på projektet. Du ser om planen höll, och var den inte gjorde det.
Medarbetarna ser sina uppgifter och projektets tidplan i appen. Bemanningsrutnätet används i webben av den som planerar.
När planen inte håller
Sjukanmälan en måndag
En plattsättare ringer sig sjuk. I Bemanning ser du vilka som är inplanerade på andra projekt samma dag. Du flyttar en person, och varningen visar om den nya dagen blir längre än åtta timmar.
Ett projekt försenas en vecka
Stommen är inte klar och snickarna kan inte börja. I Planering per personal ser du vilka som var bokade på projektet veckan framåt och kan lägga dem på ett annat bygge. Ändringsloggen visar senare varför planen ändrades.
Ett nytt jobb ska klämmas in
En kund vill ha ett badrum klart före jul. Planering per projekt visar vilka veckor ni har kapacitet. Är det fullt vet du det innan du lovar ett datum, inte efter.
Vem planerar vad
Resursplanering i bygg går snett när alla planerar i var sitt verktyg. Fördela ansvaret så här:
- Planeraren eller arbetschefen äger helheten: alla projekt och hela personalen i Planering, veckan framåt i Bemanning.
- Projektledaren tittar på sitt projekt i Planering per projekt och säger till i tid när behovet ändras.
- Arbetsledaren stämmer av dag för dag på bygget och hanterar sjukanmälningar och förseningar.
- Medarbetaren stämplar in i appen och ser sina uppgifter där.
Eftersom ändringsloggen visar vem som flyttade vem behöver ni inte diskutera i efterhand varför ett lag hamnade fel.
Uppgifter kompletterar planen
Bemanningen säger var folk ska vara. Uppgifterna säger vad som ska göras där. I Uppgifter ger du en person eller hela projektteamet en uppgift med prioritet, start- och förfallodatum. Påminnelser skickas med det intervall du väljer, och efter ett antal påminnelser kan chefen meddelas automatiskt. Så missas inte det som måste vara klart innan nästa lag kan börja, till exempel en egenkontroll före igenbyggnad.
Frånvaro i samma plan
Semester, VAB och sjukdom avgör hur många som faktiskt finns att planera med. I ByggExp registreras ledighet i Frånvaro. När den är godkänd syns den i Bemanning, så att ingen blir inbokad en dag med ledighet.
Vill du räkna på kapacitet och övertid över längre tid beskriver vi resurshistogram och utjämning i guiden om resursplanering i bygg.
Planera säsongen, inte bara veckan
Byggåret har toppar och dalar som går att se i förväg. Med det egna datumintervallet i Planering kan du lägga upp en längre period och se hela säsongen i samma schema:
- Sommaren. Lägg in godkänd semester tidigt och kontrollera vilka projekt som har folk under juli. Det är ofta där en leveransvecka spricker.
- Vintern. Moment som är känsliga för kyla, som gjutning och utvändig målning, behöver planeras med marginal. Planera inomhusarbete för lagen som annars blir stående.
- Projektstarter som krockar. Två projekt som startar samma vecka behöver var sitt startlag. Planering per projekt visar krocken månader innan den inträffar.
Kortsiktigt arbetar du sedan i Bemanning, dag för dag, medan den långa planen ligger kvar som ram.
Ett tips: gå igenom den långa planen en gång i månaden tillsammans med projektledarna. Det tar en halvtimme och fångar de flesta krockar medan de fortfarande går att lösa genom att flytta en start en vecka.
Vad du planerar – och vad du inte planerar – i ByggExp
| Behov | I ByggExp |
|---|---|
| Personal över alla projekt | Ja, i Planering och Bemanning |
| Vy per person och per projekt | Ja |
| Dag för dag | Ja, i Bemanning |
| Godkänd frånvaro i planen | Ja |
| Varning vid överbokning | Ja, över 8 timmar per dag |
| Ändringslogg | Ja |
| Uppföljning mot rapporterade timmar | Ja, tidrapporteringen finns i samma system |
| Maskiner och utrustning i planen | Nej. Verktyg och utrustning registreras i Verktyg med status, innehavare och projekt |
| Underentreprenörer i planen | Nej |
| Dra och släpp | Nej, du klickar i rutan och väljer projekt |
Planerar ni kranar och grävmaskiner lika noga som folk kan en enkel bokningslista vid sidan om räcka. Lägg den gärna i samma Gantt-mall som tidplanen.
Från Excel till resursplaneringsverktyg
Ett kalkylark fungerar så länge en person planerar och laget är litet. Det blir svårt när flera projektledare ändrar i samma fil, när frånvaron ligger i en annan lista och när ingen ser vem som ändrade senast. Så kommer du igång:
- Lägg upp pågående projekt och personal. Vi flyttar över data från ert gamla system utan kostnad.
- Börja med två veckor. Planera bara den närmaste perioden i Bemanning och bygg ut Planering när rutinen sitter.
- Registrera frånvaro i Frånvaro i stället för i en separat lista.
- Låt laget stämpla in. Först när timmarna kommer in ser du om planen stämmer med verkligheten.
Planering av projekt och personal ingår i paketet Koll på jobbet för 690 kr/mån exkl. moms med 10 användare, och du testar gratis i 14 dagar. Läs också om bemanningsplanering och schemaläggning.