För en hantverkare är timmen varan. Lönen, kundfakturan och ROT-avdraget bygger på den, och varje timme som inte skrivs upp är en timme du har jobbat gratis. Tidrapportering för hantverkare handlar därför om att fånga tiden per kund medan du är kvar på jobbet, och om att få den hela vägen till fakturan utan att skriva av den en gång till. Så här ser flödet ut i ByggExp för en firma med en till tio personer.
En dag med tre kunder
Här skiljer sig en hantverkares vardag från ett stort byggprojekt: dagen består av flera korta jobb hos olika kunder. Ett exempel:
- 07.00 – köksrenovering i Hägersten. Du checkar in på projektet när du kommer. Kunden vill ha en extra hylla i skafferiet, och du märker de timmarna som ÄTA på passet.
- 11.30 – droppande blandare hos en återkommande kund. Du checkar ut från köket och in på servicejobbet. Restiden mellan adresserna läggs på passet i kilometer och minuter.
- 14.00 – tillbaka i köket. Ett nytt pass på samma projekt. På vägen köpte du lister, och kvittot skannar du med mobilen direkt på köksprojektet.
- 16.30 – dagen är slut. Tre pass på två kunder, restiden och ett kvitto ligger redan rätt. Ingenting behöver föras in på kvällen.
Lämnar du arbetsplatsen utan att checka ut pausas passet automatiskt. Den halvtimme du står i kö på bygghandeln hamnar alltså inte på kundens timmar.
Räkneexempel: en glömd halvtimme om dagen
Säg att en hantverkare tappar en halvtimme per dag – ett kort besök som aldrig skrevs upp, eller restid som rundades bort. Med 220 arbetsdagar blir det 110 timmar på ett år. Med ett timpris på 550 kr exkl. moms är det drygt 60 000 kr som aldrig faktureras, per person. Siffrorna är ett exempel, men räkna gärna på din egen firma med ditt eget timpris.
Så sätter du upp tidrapporteringen i en hantverksfirma
- Ett projekt per kund eller jobb. Större uppdrag får ett eget projekt. Många små servicejobb kan samlas under ett projekt per kund, så att fakturaunderlaget blir rätt.
- Personalen laddar ner appen. ByggExp finns för iPhone och Android. Den som inte vill använda GPS fyller i sina timmar manuellt per projekt och dag.
- Bestäm vem som attesterar. I en liten firma är det ofta ägaren. Admin eller projektadmin godkänner passen i webben.
- Välj en fast dag för genomgång. En kvart varje fredag räcker för att attestera veckan och se vilka jobb som är klara att fakturera.
Från timmar till ROT-faktura
När veckan är attesterad visar tidrapporten per projekt hur många timmar du ska fakturera varje kund. Fakturan skapar du i ByggExp med företagets logotyp, moms per rad och ROT-avdrag:
- ROT-avdrag. Avdraget räknas som 30 % av arbetskostnaden. Lägg därför arbete och material på separata rader. Reglerna för vem som har rätt till avdraget och hur stort det får bli finns hos Skatteverket.
- Omvänd byggmoms. Säljer du byggtjänster till ett företag som själv säljer byggtjänster gäller omvänd betalningsskyldighet. Den kan du välja på fakturan.
- Extraarbeten. En godkänd ÄTA kan bli en förifylld faktura (Full koll), så att tillägget faktureras även om huvudjobbet har fast pris.
Fakturerar du på löpande räkning kan du exportera tidrapporten för projektet som PDF och skicka den med fakturan. Kunden ser då datum och timmar för varje pass, och frågor om ”hur kunde det bli så många timmar” blir färre. Samma PDF är ditt underlag om fakturan ifrågasätts.
Läs mer om hur du fakturerar som hantverkare eller räkna på avdraget med ROT-kalkylatorn.
Löpande räkning eller fast pris
Tidrapporten gör olika nytta beroende på hur jobbet är prissatt:
- Löpande räkning. Timmarna är själva fakturaunderlaget. Kunden betalar för det du har rapporterat, så varje missad halvtimme är förlorad intäkt. Här är det viktigast att korta besök och restid kommer med.
- Fast pris. Kunden betalar samma belopp oavsett tid, men timmarna visar om kalkylen höll. Gick badrummet på 60 timmar i stället för 45 vet du att nästa offert behöver se annorlunda ut. Extraarbeten utanför det avtalade faktureras ändå, och då behövs ÄTA-märkningen.
Efter några månader har du facit för olika typer av jobb. Under Lönsamhet (Full koll) ser du marginalen per projekt, och med timpriskalkylatorn räknar du fram vad timmen behöver kosta för att jobben ska löna sig.
Kvitton och material på rätt jobb
Material som köps på vägen till jobbet är lätt att glömma i fakturan. I ByggExp skannar du kvittot med mobilkameran och kopplar det till projektet direkt i kassakön. Inkommande leverantörsfakturor kan skickas in via e-post och skannas på samma sätt. På så sätt ligger både timmar och material på kundens projekt när du ska fakturera, och projektets ekonomi (Full koll) visar vad jobbet faktiskt kostade.
Är du ensam i firman och mest behöver fakturor, kvitton och påminnelser? Då kan paketet för enmansföretag räcka.
Återbesök och servicejobb som inte glöms
En stor del av en hantverkares dag är småjobb som är lätta att lova och lätta att glömma: ett återbesök för att justera en dörr, en kompletterande leverans, en garantifråga. I Uppgifter skapar du en uppgift med datum och tid, tilldelar den dig själv eller en anställd och väljer hur ofta appen ska påminna. Påminnelsen upprepas tills uppgiften är markerad som klar, och återkommande jobb – till exempel en årlig service – skapas på nytt när det förra är avslutat.
När du sedan kör till kunden checkar du in på projektet som vanligt, och tiden hamnar där den ska.
När du har anställda
Så fort du har en eller två anställda blir tidrapporten också löneunderlag. Varje pass har en timtyp – normal, övertid eller OB – och traktamente kan väljas som helt eller halvt. Passen attesteras och löneunderlaget exporteras som CSV. Är firman ansluten till Byggavtalet behöver timtyperna stämma med avtalets regler. Hur det fungerar för större lag beskriver vi på sidan om tidrapporteringssystem för bygg.
Behöver anställda visa ID06 eller andra behörigheter? Certifikaten läggs på varje medarbetare med utgångsdatum, så att du ser vem som behöver förnya.
Vad ska ett tidrapporteringssystem för hantverkare klara?
Hantverksfirmor behöver något annat än stora entreprenörer. Ställ de här frågorna innan du väljer:
- Klarar det flera kunder per dag? Det ska vara enkelt att checka ut på ett jobb och in på nästa.
- Kommer restiden med? Annars faktureras den aldrig.
- Kan extraarbete märkas på plats? Det är ÄTA som oftast glöms bort i fakturan.
- Kan du fakturera med ROT i samma system? Då slipper du föra över timmarna för hand.
- Kommer kvittona med? Material ska hamna på rätt kund.
- Vad kostar det med två eller tre användare? Ett pris per användare kan bli dyrt när firman växer.
- Finns det bindningstid? En liten firma ska kunna sluta när den vill.
Pris för en hantverksfirma
Tidrapporteringen ingår i Koll på jobbet för 690 kr/mån exkl. moms, med 10 användare inkluderade. Vill du även fakturera med ROT, skanna kvitton och köra lön i ByggExp väljer du Full koll för 990 kr/mån, också med 10 användare. Med tillägget Integrationer (199 kr/mån) exporterar du en SIE4-fil till bokföringen. Alla paket går att testa gratis i 14 dagar, utan startavgift och utan bindningstid.