Ett tidrapporteringssystem för bygg ska få in rätt timmar på rätt projekt, utan att någon renskriver lappar på fredagen. I ByggExp stämplar medarbetarna in och ut i mobilen, timtypen väljs på passet och arbetsledaren attesterar i webben. Därefter går underlaget vidare till lön och bokföring. Här ser du hur flödet fungerar steg för steg, hur OB och övertid hanteras och vad du bör kontrollera innan du väljer system.
Så fungerar tidrapporteringen i ByggExp
- Du lägger upp projekt och personal. I webbadmin skapar du projekten med plats och lägger upp medarbetarna. Var och en laddar ner appen till iPhone eller Android.
- Medarbetaren stämplar in på arbetsplatsen. Incheckningen görs med GPS. Lämnar medarbetaren projektområdet pausas passet automatiskt, så att ärendet till bygghandeln inte blir arbetstid på fel projekt. Vill någon hellre fylla i timmarna själv går det att registrera tiden manuellt per projekt och dag.
- Passet får rätt timtyp. På varje pass väljs normal tid, övertid eller OB. Restid läggs till i kilometer och minuter, och traktamente som helt, halvt eller inget.
- Extraarbeten märks direkt. Timmar som hör till en ÄTA kopplas till ÄTA:n på passet och kan faktureras separat.
- Arbetsledaren attesterar. Admin eller projektadmin går igenom passen och godkänner dem.
- Underlaget går vidare. Tidrapporten exporteras som PDF eller Excel, löneunderlaget och AGI-underlaget som CSV. Med tillägget Integrationer skapar du dessutom en SIE4-fil för Fortnox, Visma eller BL.
Medarbetaren behöver alltså bara två saker: checka in när dagen börjar och välja rätt timtyp. Resten sköts i webben av den som har ansvar för lön och projekt.
OB och övertid enligt Byggavtalet
För byggföretag med kollektivavtal styr Byggavtalet vad som räknas som ordinarie arbetstid, när övertid uppstår och vilka tillägg som gäller för obekväm arbetstid. Satserna ändras mellan avtalsperioderna, så hämta dem ur den aktuella utgåvan i stället för ur en gammal tabell.
I ByggExp väljer medarbetaren timtyp för varje pass: normal, övertid eller OB. Systemet räknar inte fram avtalets regler automatiskt. Det betyder att ni själva avgör vad som är övertid, till exempel när arbetsledaren har beordrat den, och att attesten blir kontrollpunkten. I lönekörningen anger ni sedan en faktor per timtyp, och bruttolönen räknas som timmar × timlön × faktor. Faktor 1 betyder vanlig tid.
Övertiden har också ett tak i lag. Arbetstidslagen tillåter högst 200 timmar allmän övertid per anställd och kalenderår, och kollektivavtal kan ha egna regler. När timtypen finns på varje pass ser du snabbt vem som närmar sig gränsen.
Vill du räkna på en enskild vecka? Använd OB- och övertidskalkylatorn eller läs guiden så räknar du OB och övertid enligt Byggavtalet.
Restid, traktamente och ÄTA på samma pass
Grundtimmarna blir sällan fel i en byggtidrapport. Det som faller bort är allt runt omkring:
- Restid. Kilometer och minuter registreras på passet och blir underlag för restidsersättning. Räkna på beloppen med restidskalkylatorn.
- Traktamente. Helt eller halvt traktamente väljs per pass. Skatteverket har särskilda regler för traktamenten i byggbranschen, så kontrollera att förutsättningarna är uppfyllda innan ni betalar ut skattefritt.
- ÄTA. Timmarna märks med rätt ÄTA på passet. När ÄTA:n är godkänd kan du skapa en förifylld faktura från den (Full koll), så att extraarbetet inte glöms bort i slutfakturan.
Från attest till lön och bokföring
När perioden är attesterad har du tre vägar vidare, beroende på hur ni sköter lönen i dag:
- Ni har en lönebyrå eller ett eget lönesystem. Exportera löneunderlaget som CSV och tidrapporten som Excel eller PDF. Byrån får timmar per medarbetare och timtyp i stället för inskannade lappar.
- Ni kör lönen i ByggExp. I Löner gör du en lönekörning per period med timmar per medarbetare och timtyp, bruttolön, skatteavdrag per rad och lönespecifikation. AGI-underlaget exporteras som CSV. Lönekörningen startar från tidrapporten.
- Bokföringen ligger i Fortnox, Visma eller BL. Med tillägget Integrationer (199 kr/mån) skapar du en SIE4-fil som läses in i bokföringsprogrammet.
Tre situationer från vardagen
Laget byter arbetsplats mitt på dagen
Snickarna börjar på ett radhusprojekt och ska efter lunch till en tillbyggnad i grannkommunen. De checkar ut på det första projektet och in på det andra, och restiden läggs på passet. På kvällen ligger förmiddagen och eftermiddagen på var sitt projekt, utan att någon behövt komma ihåg fördelningen.
Beordrad kvällsgjutning
Betongbilen kommer sent och arbetsledaren beordrar övertid. Medarbetarna väljer övertid på kvällspasset. Vid attesten kontrollerar arbetsledaren att timtypen stämmer med det som beordrades, och övertidstillägget enligt avtalet räknar ni själva i lönen.
Projektledaren vill veta hur timmarna ligger till
Mitt i projektet undrar projektledaren om timbudgeten håller. Under fliken Tid och personal syns timmarna per medarbetare, och med Full koll även budget, kostnader och marginal under Ekonomi. Frågan går att besvara samma dag, inte först när projektet är slutfakturerat.
Vem gör vad i systemet
Ett tidrapporteringssystem fungerar när varje roll bara gör sin del, och gör den i rätt verktyg:
| Roll | Gör | Var |
|---|---|---|
| Yrkesarbetare | Checkar in och ut, väljer timtyp, lägger restid, traktamente och ÄTA på passet | Mobilappen |
| Arbetsledare | Ser vem som är på jobbet, går igenom passen och attesterar | Webben och appen |
| Projektledare | Följer timmarna per projekt, med Full koll även budget och marginal | Webben |
| Lön och ekonomi | Exporterar löneunderlag, AGI-underlag och SIE4, eller kör lönen i Löner | Webben |
Den som stämplar behöver aldrig öppna webben. I översikten ser kontoret under dagen hur många som är på jobbet och hur många timmar som har registrerats.
På varje medarbetare kan du också lägga ID06 och andra certifikat med utgångsdatum. Då ser du i god tid vem som behöver förnya ett kort före nästa jobb på en arbetsplats som kräver det.
Checklista: välj tidrapporteringssystem för bygg
Gå igenom listan med era egna rutiner framför dig. Det är sällan antalet funktioner som avgör, utan om systemet täcker det ni faktiskt gör varje vecka.
| Krav | Varför det spelar roll | ByggExp |
|---|---|---|
| Stämpling i mobilen | Tiden registreras där jobbet görs | Ja, iPhone och Android med GPS |
| Automatisk paus | Tid utanför arbetsplatsen hamnar inte på projektet | Ja, när man lämnar projektområdet |
| Manuell registrering | Alla vill inte dela sin position | Ja, per projekt och dag |
| Timtyp per pass | Grunden för OB och övertid | Ja, väljs av medarbetaren |
| Restid och traktamente | Vanliga fel i byggtidrapporter | Ja, på passet |
| ÄTA-märkning | Extraarbete ska kunna faktureras | Ja, ÄTA kopplas till passet |
| Attest | Någon ansvarar för att timmarna stämmer | Admin eller projektadmin godkänner |
| Lön | Underlaget ska gå vidare utan omskrivning | Löne-CSV, AGI-underlag, lönekörning från tidrapporten |
| Bokföring | Samma siffror i bokföringen | SIE4-fil (tillägg 199 kr/mån) |
| ID06 och certifikat | Vet vem som får arbeta var | Utgångsdatum på varje medarbetare |
Fråga också hur priset växer med laget. I ByggExp ingår 10 användare i grundpriset och varje extra användare kostar 69 kr i månaden. Medarbetare som bara använder mobilappen räknas bara när de har stämplat in de senaste 30 dagarna.
Byt system utan avbrott
- Boka en genomgång. Vi tittar på hur ni rapporterar i dag och sätter upp kontot.
- Vi flyttar över datan. Projekt och personal från ert gamla system flyttar vi utan kostnad.
- Kör parallellt en löneperiod. Låt laget stämpla i appen medan den gamla rutinen finns kvar, och jämför underlaget innan ni släpper den.
De första 14 dagarna är gratis med alla funktioner. Det finns ingen startavgift och ingen bindningstid. Vill du först se själva appen? Läs om tidrapportering i mobilen, eller jämför med en enkel tidrapportmall om ni är två–tre personer.