Tidrapport – gratis mall att fylla i online

En tidrapport – eller tidredovisning som det också kallas – är en sammanställning av arbetad tid: vem som jobbat, på vilket projekt och hur många timmar per dag. Den är underlag för både löneberäkning och för att fakturera kunden rätt antal timmar.

För ett byggföretag är tidrapporten ett av de viktigaste underlagen som finns. Den styr hur mycket personalen får i lön, hur mycket kunden faktureras och hur du ser om ett projekt faktiskt går med vinst. Är tiden fel eller ofullständig följer felen med hela vägen till lön och faktura – därför lönar det sig att rapportera löpande och korrekt.

• Anställd och projekt
• Datum för varje arbetspass
• Antal timmar per dag
• Eventuell anteckning (t.ex. moment eller övertid)
• Summering av totalt antal timmar

Alla som utför arbete på ett projekt behöver rapportera sin tid – både anställda hantverkare och du som driver företaget. För arbetsledaren är tidrapporterna underlag för att följa hur mycket tid som lagts per projekt, och för ekonomifunktionen är de grunden för både lön och kundfaktura. Även om du fakturerar fast pris är tiden viktig för att veta om projektet är lönsamt.

Hur ofta du sammanställer tiden beror på hur ni jobbar och hur ofta ni fakturerar och kör lön. Med mallen ovan väljer du period med ett klick:

• Daglig tidrapport – en rad för dagens arbete. Bra när du vill fånga varje pass separat, t.ex. med olika moment eller projekt samma dag.
• Veckotidrapport – en rad per dag måndag–söndag. Den vanligaste formen för hantverkare, enkel att stämma av varje fredag.
• Månadstidrapport – en rad per dag i månaden, bra som samlat underlag inför lönekörning och månadsfakturering.

Oavsett period räknas timmarna ihop automatiskt, och du laddar ner samma underlag som PDF eller Excel.

1. Ange anställd och vilket projekt tiden gäller.
2. Lägg till en rad per arbetsdag med datum och antal timmar.
3. Skriv en kort anteckning vid behov, t.ex. moment eller övertid.
4. Se summan räknas ut automatiskt längst ner.
5. Ladda ner tidrapporten som PDF och signera.

• Rapportera i klump i slutet av månaden. Fyll i löpande så blir timmarna rätt och inget glöms.
• Ingen koppling till projekt. Timmar utan projekt går inte att fakturera eller följa upp korrekt.
• Missa övertid och OB. Notera avvikande tider så att lönen blir rätt.

En tidrapport har två syften. Det första är lön: de rapporterade timmarna, inklusive övertid och OB, blir underlag för löneberäkningen. Det andra är fakturering: tid som lagts på ett projekt ska faktureras kunden, och då måste timmarna vara kopplade till rätt projekt.

Därför är det viktigt att varje rad har både datum, antal timmar och vilket projekt tiden gäller. Med ett korrekt ifyllt underlag blir både lönekörningen och kundfakturan rätt – utan efterforskning i efterhand.

Utöver lön och fakturering finns ett lagkrav i bakgrunden. Enligt arbetstidslagen (ATL) ska arbetsgivare föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Det finns inget krav på exakt format – det kan vara på papper eller digitalt – men anteckningarna ska vara tydliga och sparas på arbetsstället under innevarande år och de två följande kalenderåren. En ordnad tidrapportering hjälper dig att uppfylla kravet och fungerar som bevis om det uppstår en tvist om arbetstid.

Innan du fyller i timmarna är det bra att veta vad som faktiskt ska räknas. Som huvudregel är arbetstid den tid du står till arbetsgivarens förfogande och utför arbete. Några vanliga gränsfall:

• Raster räknas normalt inte som arbetstid och ska inte tas med i timmarna.
• Restid till och från arbetsplatsen hanteras olika beroende på avtal – stäm av vad som gäller hos er.
• Förberedelser och städning på arbetsplatsen är oftast arbetstid.

Att vara konsekvent med vad som räknas gör att både lön och fakturering blir rättvis och att timmarna går att jämföra mellan projekt.

För byggföretag räcker det sällan med enbart antal timmar. Obekväm arbetstid (OB), övertid och mertid ersätts olika enligt kollektivavtalet och behöver därför framgå av tidrapporten. Notera avvikande tider i anteckningsfältet – till exempel arbete på kvällar och helger – så att lönen blir rätt och rätt ersättning betalas ut. Tydliga noteringar minskar också risken för efterhandsdiskussioner om vad som faktiskt arbetades.

De två blandas ofta ihop men mäter olika saker. Personalliggaren är en lagstadgad närvaroregistrering (kopplad till ID06 och Skatteverket) som visar vem som är på arbetsplatsen just nu. Tidrapporten visar hur många timmar som arbetats per projekt och är underlag för lön och fakturering. Du behöver alltså båda – närvaron för personalliggaren och de arbetade timmarna i tidrapporten.

Vilket format som passar beror på hur du vill arbeta vidare med underlaget:

• PDF – en färdig, snygg tidrapport som är lätt att skriva ut, signera och skicka. Bra som slutligt underlag och för arkiv.
• Excel (CSV) – öppnas i Excel eller Google Sheets och är enkel att bearbeta vidare, summera och föra in i lönesystemet. Ladda ner den direkt från mallen ovan.
• Papper – skriv ut PDF:en och fyll i för hand om du hellre gör det på plats.

Nackdelen med både Excel och papper är det manuella arbetet: timmarna måste samlas in från alla, summeras och föras över till lön och faktura – med risk för fel i varje steg. Vill du slippa det samlar en app in tiden per projekt automatiskt.

En tidrapport för byggbranschen har några saker som skiljer den från en vanlig timregistrering. Timmarna behöver kopplas till rätt projekt för att kunna faktureras och för att du ska se lönsamheten. OB, övertid och mertid ska framgå eftersom de ersätts enligt kollektivavtalet, och arbetar ni på ackord behöver underlaget stämma med ackordsredovisningen. Dessutom finns närvaron separat i personalliggaren kopplad till ID06. En bra tidrapport för bygg tar höjd för allt detta – inte bara antal timmar.

En tidrapport i Excel eller på papper fungerar, men blir snabbt tidskrävande att samla in, summera och föra över till lön. Med digital tidrapportering registreras timmarna per projekt direkt, summeras automatiskt och kan exporteras till lön och faktura utan dubbelarbete. Risken för fel minskar och du får dessutom en aktuell bild av hur mycket tid som lagts på varje projekt.

Tidrapporten är sällan slutmålet – den är underlaget som driver två processer vidare:

1. Lön: timmarna, med OB och övertid, blir löneunderlag. Med rätt ifylld rapport kan uppgifterna föras över eller exporteras till lönesystemet utan att någon räknar för hand.
2. Faktura: tid som lagts på ett kundprojekt faktureras – ofta tillsammans med material och ÄTA. Är timmarna kopplade till rätt projekt blir fakturan korrekt direkt.

Poängen med en strukturerad tidrapport är att samma uppgift bara behöver registreras en gång och sedan kan användas på båda ställena.

Det finns två skäl att spara tidrapporter. Enligt arbetstidslagen ska anteckningar om jourtid, övertid och mertid sparas under innevarande år och de två följande kalenderåren. Fungerar tidrapporten dessutom som underlag för fakturering eller lön blir den räkenskapsinformation, och då gäller bokföringslagens krav på att bevara underlaget i minst sju år. Spara därför tidrapporterna i minst sju år för att vara på den säkra sidan – digitalt är det enkelt.

Anlitar du underentreprenörer (UE) eller inhyrd personal behöver deras tid ofta rapporteras in till huvudentreprenören som underlag för fakturering mellan företagen. Då är det extra viktigt att varje rad har datum, antal timmar och vilket projekt tiden gäller, så att alla parter är överens om vad som utförts. En tydlig tidrapport per UE minskar diskussioner och gör avstämningen mot fakturan enkel.

• Rapportera löpande – helst dagligen – i stället för i klump i slutet av månaden.
• Koppla alltid timmarna till rätt projekt så att fakturan blir rätt.
• Notera OB, övertid och mertid separat så att lönen blir korrekt.
• Var konsekvent med enheter – timmar och minuter, inte «en halv dag».
• Stäm av summan innan du skickar underlaget till lön eller fakturering.

Mallen ovan är gratis att använda. I ByggExp kan tidrapporteringen ske automatiskt: med GPS-incheckning samlas timmarna per projekt, och du exporterar dem direkt som underlag för lön och fakturering – utan dubbelarbete. Eftersom tiden ligger i samma app som projekt, offert och faktura ser du dessutom direkt hur många timmar som lagts på varje jobb och om det är lönsamt. För dig som arbetsledare försvinner insamlandet av lappar och Excel-filer, och risken för fel i överföringen till lön minskar.