Varje byggföretag känner igen frågan i telefonen: vem har lasern? Verktyg och maskiner flyttas mellan bilar, bodar och projekt, och den som senast hade dem har ofta redan glömt det. Ett verktygsregister i appen ger svaret direkt. I ByggExp får varje verktyg en QR-kod, en status och en historik, och den som tar över ett verktyg skannar koden med mobilen. Här går vi igenom hur registret byggs upp, hur överlämning och kontroller fungerar och hur ni kommer igång utan att behöva inventera hela förrådet en lördag.
Så fungerar verktygshanteringen i ByggExp
- Verktyget registreras. I webben eller appen anger du namn, foton, plats och anteckningar, till exempel serienummer eller tillbehör som ska följa med.
- Verktyget får en QR-kod. Koden skapas med ett klick och skrivs ut som etikett. Har du många verktyg skriver du ut alla etiketter på en gång.
- Verktyget kopplas. Koppla verktyget till de projekt där det används och till de medarbetare som brukar ha det.
- Medarbetaren skannar koden. I appen syns direkt om verktyget finns i förrådet, är utlånat eller redan är ditt.
- Verktyget byter händer. Med Ta över blir du ansvarig. Med Lämna tillbaka går verktyget tillbaka till förrådet.
- Allt hamnar i historiken. Registrering, överlämningar, återlämningar, kontroller, reparationer och statusändringar sparas med datum och person.
Fyra statusar som säger allt
Varje verktyg har en av fyra statusar. Listan kan filtreras på status och på projekt, och antalet per status syns överst.
| Status | Betyder | Typisk åtgärd |
|---|---|---|
| Tillgänglig | Verktyget ligger i förrådet och kan lånas | Skanna och ta över |
| Används | En medarbetare har verktyget | Ring rätt person direkt |
| På reparation | Verktyget är på service eller lagning | Planera in ersättare |
| Trasig | Verktyget får inte användas | Laga eller skrota |
Kolumnen Innehas av visar antingen en person eller Förråd. Fältet Plats beskriver var verktyget finns, till exempel platsboden på ett projekt eller en viss servicebil. Tillsammans svarar de på frågan var verktyget är, utan att någon behöver ringa runt.
Överlämning utan pärm
Den svaga punkten i de flesta verktygsrutiner är överlämningen. En pärm i förrådet fylls i den första veckan och glöms sedan bort, och ett verktyg som lämnas direkt mellan två bilar registreras aldrig.
I ByggExp skannar den som tar emot verktyget QR-koden och trycker Ta över. Det fungerar lika bra ute på bygget som i förrådet. I webben kan arbetsledaren registrera samma sak: välj vem verktyget lämnas över till, eller lämna fältet tomt för att verktyget ska gå tillbaka till förrådet. Överlämningen sparas med vem som lämnade, vem som tog emot och vilket projekt det gällde.
Ett tips är att sätta etiketten där den syns även när verktyget ligger i sin väska, till exempel på väskans handtag och på själva maskinen. Då går det fortare att skanna än att skriva en rad i en pärm, och då blir det också gjort.
Kontroller och service
Elverktyg, stegar, lyftredskap och fallskydd behöver ses över regelbundet. Enligt Arbetsmiljöverkets regler ska arbetsgivaren se till att arbetsutrustning är säker att använda, och det kräver att någon faktiskt kontrollerar den och vet när det är dags igen.
På varje verktyg registrerar du en kontroll med skick (OK, Behöver service eller Trasig) och en anteckning. Datum för senaste och nästa kontroll står på verktyget, så det går att se vilka som snart ska ses över. När ett verktyg skickas på lagning sätter du status På reparation, och när det kommer tillbaka står hela förloppet i historiken.
Historiken är också ett bra underlag när ni ska bestämma om en maskin ska lagas en gång till eller bytas ut. Läs mer om att leasa eller köpa maskiner och om direktavdrag eller avskrivning för verktyg. Kontroller av utrustning passar också in i skyddsronden.
Tre situationer från vardagen
Lasern som saknas
Arbetsledaren ska sätta ut höjder på ett nytt projekt och lasern ligger inte i förrådet. Listan visar att den används och vem som har den, och på vilket projekt. Ett samtal senare är den på väg, i stället för en förmiddag av letande.
Ny medarbetare börjar
En ny snickare får skruvdragare, cirkelsåg och fallskydd första dagen. Verktygen kopplas till medarbetaren och lämnas över i appen. Den dagen anställningen tar slut syns i listan vilka verktyg som ska lämnas tillbaka.
Projektet avslutas
När sista dagen på ett projekt närmar sig filtrerar arbetsledaren listan på projektet och ser vilka verktyg som fortfarande står där. Allt som ska hem lämnas tillbaka till förrådet, och det som är trasigt märks direkt i stället för att upptäckas vid nästa jobb.
Etiketter som håller på bygget
En QR-kod som inte går att läsa hjälper ingen. Etiketten sitter på verktyg som skakar, blir dammiga, regnas på och slängs in i bilen, så några enkla val gör stor skillnad:
- Välj tåligt material. Plastetiketter eller laminerade etiketter klarar väder och smuts bättre än papper.
- Sätt etiketten på en plan yta. En böjd eller strukturerad yta gör koden svårare att läsa.
- Märk både väska och maskin. Då går det att skanna även när maskinen ligger nedpackad.
- Byt ut slitna etiketter. Skriv ut en ny från verktyget i webben och sätt den över den gamla.
Varje kod är kopplad till ett verktyg, så en ny etikett för samma verktyg tar några sekunder att skriva ut.
Verktyg, projekt och medarbetare hänger ihop
Ett verktyg kan kopplas till ett eller flera projekt och till de medarbetare som brukar använda det. Det ger två vyer som arbetsledaren har nytta av varje vecka.
Den första är projektet: filtrera listan på ett projekt och se vilka maskiner som står där just nu. Det hjälper när ett nytt moment ska börja och du vill veta om rätt utrustning redan finns på plats, eller om något måste hämtas från ett annat bygge.
Den andra är medarbetaren: i kolumnen Innehas av ser du vem som har vad. Det gör det enklare att fördela utrustning rättvist och att veta vad som ska lämnas tillbaka när någon slutar eller byter lag.
Fler fält än så behövs sällan. Ett register som är enkelt att hålla aktuellt slår ett detaljerat register som ingen orkar uppdatera.
Hyrd och lånad utrustning
Ställningar, lyftar, byggtorkar och större maskiner hyrs ofta per dag eller vecka. Det är dyr utrustning att tappa bort, och hyran tickar så länge den inte är återlämnad. Registrera den hyrda utrustningen som ett verktyg med QR-etikett precis som er egen, och skriv i anteckningen vem den är hyrd från och när den ska tillbaka.
Koppla den till projektet där den används. Då ser arbetsledaren i projektets verktygslista vad som står på bygget, och när momentet är klart går det snabbt att se vad som ska skickas tillbaka. Samma sak gäller utrustning som ni lånar ut till eller lånar av en samarbetspartner: en överlämning i appen visar vem som har den.
Inventering en gång om året
Även med ett register som används varje dag är det klokt att stämma av en gång om året, gärna inför bokslutet. Gå igenom förrådet och bilarna och skanna varje verktyg. Det som inte hittas syns direkt i listan, med den senaste personen som hade det i historiken. Verktyg som är trasiga sedan länge kan skrotas och tas bort ur registret, så att listan visar det ni faktiskt har.
Inventeringen ger också ett bra underlag för nästa års inköp: vilka maskiner används hela tiden, vilka står mest i förrådet och vilka går ofta på reparation.
Vem gör vad
| Roll | Gör | Var |
|---|---|---|
| Yrkesarbetare | Skannar QR-koden, tar över och lämnar tillbaka verktyg | Mobilappen |
| Arbetsledare | Ser vem som har vad, registrerar överlämningar och kontroller | Webben och appen |
| Ansvarig för förrådet | Registrerar verktyg, skriver ut etiketter, sätter status | Webben |
Kom igång utan stor inventering
Ni behöver inte registrera allt på en gång. Börja med det som kostar mest att tappa bort:
- De dyra maskinerna först. Laser, borrhammare, kapsåg och mätinstrument. Fota, namnge och sätt QR-etikett.
- En bil i taget. När en servicebil ändå är inne, registrera det som ligger i den och sätt bilen som plats.
- Kör i två veckor. Låt laget skanna vid varje överlämning. Därefter fyller ni på med resten.
- Lägg in kontrolldatum. För utrustning som ska ses över regelbundet anger ni nästa kontroll direkt.
Verktygshantering ingår i Koll på jobbet för 690 kr/mån exkl. moms, med 10 användare, tidrapportering och planering. Varje extra användare kostar 69 kr/mån. Vem som är på vilket projekt planerar du i resursplaneringen, som ingår i samma paket. De första 14 dagarna är gratis, utan bindningstid.