Projekthantering i bygg betyder att hålla ihop allt som händer i ett projekt: vem som gör vad, när det ska vara klart, vad som har dokumenterats och hur många timmar som har gått åt. I många byggföretag ligger det i dag i ett kalkylark, en gruppchatt, en pärm i bilen och projektledarens huvud. Det fungerar tills projekten blir fler än ett par. I ByggExp har varje projekt ett eget kort där uppgifter, foton, dokument och timmar samlas, och dagbok och egenkontroller kopplas till samma projekt – i webben för kontoret och i appen för laget.
Det här samlas i projektet
När du lägger upp ett projekt anger du projektledare, plats, kund, start- och slutdatum. Projektet har en status – Planering, Pågår, Pausat eller Avslutat – så att listan visar vad som är aktivt. Till projektet hör:
| Del | Innehåll |
|---|---|
| Allmänt | Projektöversikt, team, uppgifter och deadlines |
| Tid och personal | Timmar per medarbetare från arbetspassen |
| Filer | Dokument, ritningar och foton |
| Dagbok (kopplad till projektet) | Anteckningar per dag med väder, bemanning, utfört arbete och avvikelser |
| Egenkontroller i KMA (kopplade till projektet) | Kontroller med punkter och status, från egna mallar |
| Ekonomi (Koll på pengarna och Full koll) | Budget, betalningsplan, kostnader och marginal |
Uppgifter som inte glöms bort
Det mesta som går fel i ett byggprojekt är inte svårt. Det är något som skulle ha gjorts men glömdes bort: en beställning, en egenkontroll före igenbyggnad, ett besked till beställaren. I ByggExp blir sådant uppgifter med en ansvarig och ett datum:
- Ansvarig. Tilldela en person eller hela projektteamet.
- Tid. Startdatum och förfallodatum, med klockslag om det behövs.
- Prioritet. Låg, normal eller hög.
- Påminnelser. Välj intervall, till exempel var 15:e minut. Påminnelserna fortsätter efter deadline tills uppgiften är markerad som klar.
- Eskalering. Efter det antal påminnelser du anger meddelas chefen automatiskt.
- Återkommande uppgifter. En uppgift som upprepas skapar nästa förekomst när den första är klar, till exempel en veckovis städrunda eller kontroll av ställningen.
Medarbetaren ser uppgiften i appen och får påminnelserna i telefonen. Projektledaren ser vad som är öppet utan att ringa runt.
Dokumentationen under bygget
Ett projekt som är väl dokumenterat är lättare att leverera, fakturera och försvara om något blir ifrågasatt. I ByggExp dokumenterar du på fyra sätt:
- Dagbok. I webben skriver du en anteckning per projekt och dag med väder, temperatur, antal personer, utfört arbete, avvikelser, material och foton. Läs mer om den digitala byggdagboken.
- Egenkontroller. I KMA skapar du egenkontroller från egna mallar, med kategori, kontrollpunkter och status. En gratis egenkontrollmall finns som utgångspunkt.
- Foton. Bilder som tas i appen kopplas till arbetspasset och hamnar i projektets fotoflik med datum och person.
- Dokument och ritningar. Filerna ligger i projektet, så att alla arbetar mot samma version.
Egenkontrollerna är också ditt underlag när ni ska visa att punkterna i projektets kontrollplan har följts.
Översikten för den som leder flera projekt
En arbetschef eller ägare behöver sällan gå in i varje projekt. På översikten i ByggExp ser du hur många projekt som är aktiva, hur många som är på jobbet, hur många uppgifter som är öppna och hur många timmar som har arbetats i dag. Kommande deadlines listas, och personalöversikten visar vilka som är på vilket projekt just nu.
Verktyg och utrustning hanteras i samma system. Varje verktyg får en QR-kod och en status – tillgänglig, används, på reparation eller trasig – och du ser vem som har det och på vilket projekt.
Från kalkylark och gruppchatt till ett system
Flytten behöver inte göras på en gång. Så här brukar det gå bäst:
- Vecka 1. Lägg upp de pågående projekten med projektledare, kund och datum. Data från ert gamla system flyttar vi över utan kostnad.
- Vecka 2. Låt laget stämpla in och ta foton i appen. Sluta skicka bilder i gruppchatten – de hamnar i projektet ändå.
- Vecka 3. Lägg uppgifter med påminnelser i stället för att skriva dem på whiteboarden i boden.
- Vecka 4. Börja föra dagboken och göra egenkontrollerna i systemet.
Efter en månad finns allt som rör ett projekt på ett ställe, och kalkylarket behövs bara för det ni själva väljer att ha kvar där.
Projektet i mobilen
Laget behöver inte webben. I appen för iPhone och Android finns det som används ute på bygget: incheckning på projektet, uppgifterna med påminnelser, projektens tidplan och kameran. Ett foto av en färdig håltagning eller en leverans hamnar direkt i projektets fotoflik, kopplat till arbetspasset, datumet och personen som tog det. Projektledaren på kontoret ser bilden i projektet och behöver inte be om den i en gruppchatt.
För den som leder projektet räcker telefonen långt också: se vem som är på jobbet och gå igenom uppgifterna inför morgondagen.
Vem gör vad i systemet
| Roll | I webben | I appen |
|---|---|---|
| Administratör | Lägger upp projekt och personal, ser alla projekt och översikten | Ser vem som är på jobbet |
| Projektledare | Team, uppgifter, dagbok, egenkontroller och attest av timmarna i sina projekt | Följer uppgifter och tidplan ute på bygget |
| Medarbetare | – | Stämplar in, ser uppgifter och projektens tidplan, tar foton som kopplas till passet |
Rollerna styr vad var och en ser. Medarbetaren får ett enkelt verktyg för dagen, och projektledaren och administratören får helheten.
Eftersom alla arbetar i samma projekt behöver ingen skicka vidare information via sms eller e-post.
Projektets gång i fem faser
- Start. Lägg upp projektet med status Planering, koppla teamet och skapa de första uppgifterna. En checklista för startmötet hjälper dig att inte missa något.
- Produktion. Laget stämplar in och tar foton, och dagboken förs varje dag. Ändra status till Pågår.
- Kvalitet. Egenkontrollerna görs i takt med att momenten blir klara, till exempel före igenbyggnad.
- Ändringar. Timmar för extraarbeten märks med rätt ÄTA på arbetspasset. Dokumentera beställningen med en ÄTA-mall. Med Koll på pengarna eller Full koll skapar du en förifylld faktura från en godkänd ÄTA.
- Avslut. När projektet är klart ligger dagbok, egenkontroller, foton och timmar samlade inför slutbesiktning och överlämning. Sätt status Avslutat.
Tre situationer från vardagen
Beställaren frågar hur det går
En bostadsrättsförening vill veta om stambytet håller tidplanen. Projektledaren öppnar projektet och ser vilka uppgifter som är klara, vad dagboken säger om den senaste veckan och hur många timmar som har lagts. Svaret går att ge samma dag, med foton från bygget som underlag.
Arbetsledaren blir sjuk
Den som brukar hålla i ett projekt är borta en vecka. Uppgifterna, dokumenten och dagboken ligger i projektet, inte i någons telefon. Den som tar över ser vad som är öppet och vem som är ansvarig, och påminnelserna fortsätter att gå ut som vanligt.
Kontroller som återkommer varje vecka
Ställningen ska kontrolleras regelbundet och arbetsplatsen ska städas varje fredag. Lägg dem som återkommande uppgifter. När veckans kontroll är markerad som klar skapas nästa automatiskt, och ingen behöver komma ihåg att lägga in den igen.
Checklista innan du väljer projekthanteringssystem
- Alla projekt i en lista med status, projektledare och kund.
- Uppgifter med ansvarig, deadline, påminnelser och eskalering.
- Dagbok, egenkontroller, foton och dokument per projekt.
- Tidrapportering i mobilen, kopplad till projektet.
- Planering av projekt och personal i samma system.
- En app för iPhone och Android som laget använder utan utbildning.
Behöver ni också budget, lönsamhet, offerter och fakturor finns de i Koll på pengarna och Full koll. Hur du följer upp marginalen under projektets gång beskriver vi i guiden om projektuppföljning.
Kom igång
Lägg upp de projekt som pågår nu och börja med uppgifter och stämpling. Dagbok och egenkontroller kan du ta in när rutinen sitter. Data från ert gamla system flyttar vi över utan kostnad. Projekthantering ingår i Koll på jobbet för 690 kr/mån exkl. moms med 10 användare, och du testar gratis i 14 dagar. Läs också om projektplanering för byggprojekt och projektuppföljning.