Ett Gantt-schema är det vanligaste sättet att visa en tidplan i bygg: varje moment är en stapel på en tidslinje, och du ser direkt vad som pågår samtidigt och vad som måste vara klart innan nästa steg kan börja. För ett byggföretag med flera projekt finns det två nivåer att planera. Den ena är tidplanen inom ett projekt. Den andra är alla projekt tillsammans – när de startar, när de ska vara klara och om de krockar. ByggExp fungerar som ett tidplaneringsprogram för bygg: du planerar projekten i ett Gantt-schema, bryter ner dem i moment med datum och ger laget tidplanen i appen. I webben är varje projekt en stapel; momenten läggs som uppgifter och syns i appens tidslinje.
Vad är ett Gantt-schema?
Schemat har tiden på den vågräta axeln och aktiviteterna på den lodräta. Varje aktivitet blir en stapel från startdatum till slutdatum. Läser du schemat uppifrån och ned ser du projektets ordning, och läser du det från vänster till höger ser du vad som händer varje vecka. Vill du veta mer om hur ett Gantt-schema byggs upp, med beroenden och kritisk linje, finns guiden om Gantt-schema för bygg.
Tidplanen i ByggExp – tre nivåer
1. Projekten
Varje projekt har ett startdatum, ett slutdatum och en status: Planering, Pågår, Pausat eller Avslutat. I Planering väljer du vyn per projekt, och varje projekt blir en stapel på tidslinjen. Du växlar mellan 2 veckor, månad och ett eget datumintervall, så att du kan se allt från nästa vecka till hela säsongen.
2. Momenten
Inom projektet lägger du momenten som uppgifter: etablering, grund, stomme, tak och så vidare. Varje uppgift har startdatum och förfallodatum, med klockslag om det behövs, och en ansvarig person eller hela projektteamet. Påminnelser skickas med det intervall du väljer, så att ett moment inte passerar sitt datum utan att någon märker det.
3. Bemanningen
Till sist fördelar du personalen. I vyn per personal och i Bemanning ser du vem som är på vilket projekt, dag för dag. Hur du planerar kapaciteten över alla projekt beskriver vi på sidan om resursplanering för bygg.
Så bygger du tidplanen för ett nytt projekt
- Lägg upp projektet. Ange start- och slutdatum och sätt status Planering. Projektet syns direkt i Gantt-schemat bredvid de andra.
- Bryt ner det i moment. Utgå från kalkylen och lista momenten i den ordning de ska utföras. Skapa en uppgift per moment med datum och ansvarig.
- Lägg in ledtiderna. Material med lång leveranstid, besiktningar och myndighetsbeslut styr när momenten kan börja. Sätt datumen efter dem, inte efter hur fort laget kan arbeta.
- Kontrollera ordningen. Se till att varje moment har förfallodatum innan nästa startar, till exempel att egenkontrollen före igenbyggnad är klar innan gipsningen börjar.
- Bemanna. Lägg personalen på projektet i Bemanning och kontrollera att ingen blir överbokad.
- Starta. Ändra status till Pågår när arbetet börjar och stäm av tidplanen varje vecka mot uppgifterna och de rapporterade timmarna.
Exempel: tidplan för en tillbyggnad
Så här kan momenten för en tillbyggnad på 25 kvadratmeter läggas upp som uppgifter i projektet. Veckorna är ett exempel – din kalkyl och dina ledtider styr.
| Moment | Vecka | Ansvarig |
|---|---|---|
| Etablering och utsättning | 1 | Arbetsledare |
| Grund och platta | 1–2 | Betonglaget |
| Stomme och takstolar | 3–4 | Snickarna |
| Tak, fönster och dörrar | 5 | Snickarna |
| El och VVS | 6 | Installatörerna |
| Egenkontroll före igenbyggnad | 6 | Arbetsledare |
| Isolering, gips och ytskikt | 7–8 | Snickarna och målarna |
| Slutbesiktning | 9 | Projektledare |
Varje rad blir en uppgift med start- och förfallodatum. Projektets start- och slutdatum täcker hela perioden, så att tillbyggnaden syns som en stapel i Gantt-schemat bredvid de andra projekten.
Ledtider som styr tidplanen
De flesta förseningar i bygg beror inte på att laget arbetar för långsamt. De beror på att något annat inte var klart. Ta med det här i tidplanen från början:
- Startbesked. Åtgärder som kräver bygglov eller anmälan får inte påbörjas förrän byggnadsnämnden har gett startbesked. I samband med det fastställs projektets kontrollplan.
- Arbetsmiljöplan. En arbetsmiljöplan ska finnas innan byggarbetsplatsen etableras. Den tas fram av byggarbetsmiljösamordnaren för planering och projektering, BAS-P.
- Beställningar. Fönster, takstolar och specialbeställda material har leveranstider som behöver räknas bakåt från det datum de ska monteras.
- Väder och årstid. Gjutning i kyla och utvändig målning behöver marginal under vinterhalvåret.
- Andra yrkesgrupper. Snickarna kan inte stänga väggarna innan el och VVS har dragit sina installationer.
Tidplanen för hela laget
En tidplan som bara finns på projektledarens dator hjälper inte laget. I ByggExp-appen för iPhone och Android ser medarbetarna en Gantt-vy med projektens tidplan och sina uppgifter. De kan filtrera på projekt och status. När ett moment närmar sig sitt datum kommer påminnelsen i telefonen.
Det gör startmötet och veckomötet kortare. Alla har sett samma plan innan, och mötet kan handla om det som har ändrats. Använd gärna vår mall för byggmötesprotokoll för att dokumentera besluten.
Vem äger tidplanen
En tidplan som alla får ändra i blir snabbt otydlig. Fördela ansvaret så här:
- Projektledaren äger projektets start- och slutdatum och bestämmer när ett moment får flyttas. Det är också projektledaren som pratar med beställaren när tidplanen ändras.
- Arbetsledaren bryter ner veckans moment i uppgifter med ansvarig och datum och säger till i tid när något inte hinns med.
- Planeraren eller arbetschefen ser alla projekt i Gantt-schemat och ser till att två projekt inte behöver samma lag samma vecka.
- Laget ser tidplanen och sina uppgifter i appen och bockar av uppgifterna när de är klara.
När ansvaret är tydligt blir veckomötet en avstämning av avvikelser i stället för en genomgång av hela planen.
Veckoavstämning på tio minuter
En tidplan håller bara om den stäms av. Gör det på samma sätt varje vecka:
- Öppna Planering per projekt. Kontrollera att varje pågående projekt fortfarande har rätt slutdatum.
- Gå igenom veckans uppgifter. Vilka moment skulle ha varit klara, och är de det?
- Jämför med timmarna. Under Tid och personal ser du hur många timmar projektet har tagit hittills, jämfört med kalkylen.
- Justera direkt. Flytta datum på uppgifter som påverkas och ändra bemanningen för nästa vecka.
När tidplanen ändras
Ett moment blir försenat
Takstolarna kommer en vecka senare än beställt. Flytta datumen på takuppgiften och de moment som följer, och flytta laget till ett annat projekt i Bemanning under tiden. Om förseningen ger rätt till mer tid gentemot beställaren behöver den anmälas – det finns en mall för hindersanmälan.
Projektet pausas
Beställaren behöver vänta på ett beslut. Sätt projektet i status Pausat, så syns det tydligt i listan och i tidslinjen, och ingen planerar folk dit av misstag.
Ett extraarbete tillkommer
Beställaren vill ha ett extra fönster. Skapa en ny uppgift med datum för momentet, och dokumentera beställningen med en ÄTA-mall. Timmarna märks med rätt ÄTA på arbetspasset.
Gantt-mall eller tidplaneringsprogram för bygg?
För en detaljerad tidplan inom ett enskilt projekt, med beroenden mellan momenten och kritisk linje, fungerar vår gratis Gantt-schema-mall bra. ByggExp passar när flera projekt pågår samtidigt och laget ska se planen i mobilen. Många byggföretag använder båda: den detaljerade tidplanen i mallen och projektens datum, moment och bemanning i ByggExp, där laget ser dem varje dag.
Planering av projekt och personal ingår i Koll på jobbet för 690 kr/mån exkl. moms med 10 användare, och du testar gratis i 14 dagar. Läs också guiden om projektplanering för byggprojekt.