Schemaläggning i bygg handlar om två frågor: vem arbetar vilka dagar, och på vilket bygge? I en butik är arbetsplatsen densamma varje dag. I ett byggföretag flyttar laget mellan projekt, en gjutning styr starttiden och en sen leverans kan ändra hela veckan. Ett schemaläggningssystem för bygg behöver därför visa personal, dagar och projekt i samma vy, ta hänsyn till frånvaro och gå att följa upp mot de timmar som faktiskt arbetades. Så fungerar det i ByggExp.
Så lägger du schemat i ByggExp
- Registrera frånvaro först. Semester, VAB och sjukdom läggs i Frånvaro. När ledigheten är godkänd syns den i schemat, så att du planerar runt den från början.
- Fördela veckan i Bemanning. Medarbetarna är rader och dagarna kolumner. Du klickar i en ruta och väljer projekt. Blir någon bokad på mer än åtta timmar samma dag markeras dagen som överbokad.
- Titta längre fram i Planering. Gantt-schemat visar personalen över två veckor, en månad eller ett eget datumintervall. Där ser du luckor och krockar innan de blir ett problem.
- Ge laget uppgifterna. I Uppgifter anger du vad som ska göras, med startdatum och starttid, förfallodatum och ansvarig person eller hela projektteamet.
- Följ upp. Laget stämplar in i appen. I tidrapporten ser du timmarna per medarbetare och dag som planerat, GPS eller manuellt, och jämför plan med utfall.
Ändringar i schemat sparas i en ändringslogg, så det går att se vem som flyttade vem och när.
Regler som styr byggschemat
Ett schema är inte bara logistik. Arbetstidslagen sätter ramarna, och kollektivavtal som Byggavtalet kan ersätta delar av den med egna regler. Det här är de punkter som oftast påverkar ett byggschema:
- Ordinarie arbetstid. Högst 40 timmar i veckan, eller 40 timmar i genomsnitt under högst fyra veckor.
- Dygnsvila. Minst elva timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar.
- Veckovila. Minst 36 timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dagar.
- Raster. Ingen ska arbeta mer än fem timmar i följd utan rast.
- Besked om ändringar. Ändras den ordinarie arbetstidens förläggning ska medarbetarna få besked minst två veckor i förväg, om inte verksamheten eller oförutsedda händelser kräver annat.
- Övertid. Allmän övertid får vara högst 200 timmar per kalenderår.
I ByggExp väljs timtyp per pass – normal, övertid eller OB – så att du ser hur mycket övertid varje medarbetare har gjort. Varningen vid överbokning hjälper dig att inte planera fler än åtta timmar för samma person samma dag. Mer om reglerna finns i guiden om arbetstidslagen i bygg.
Tre vanliga schemaproblem – och hur du löser dem
Samma person på två byggen
Två projektledare lovar samma plattsättare till var sitt projekt på tisdag. När båda bokningarna läggs i Bemanning blir dagen överbokad och markeras. Konflikten syns när schemat läggs, inte när plattsättaren ringer från bilen och undrar vart hen ska åka.
Semestern som ingen kom ihåg
En snickare har fått tre veckors semester godkänd i april. I juli är hen ändå inplanerad på ett takbyte. Eftersom ledigheten är registrerad i Frånvaro syns den i schemat, och du planerar någon annan på taket redan när du lägger veckan.
Kvällsgjutningen och morgondagen
Betongen kommer sent och laget arbetar till tio på kvällen. Dygnsvilan betyder att samma personer inte ska börja klockan sex nästa morgon. Flytta deras start i schemat, eller låt ett annat lag ta morgonen, och märk kvällstimmarna som övertid på passet.
Schemat i laget
Ett schema gör nytta först när laget följer det. I ByggExp-appen för iPhone och Android ser medarbetarna sina uppgifter och projektens tidplan i en Gantt-vy. De får påminnelser om uppgifterna med det intervall du väljer, och efter ett antal påminnelser kan chefen meddelas automatiskt. När dagen börjar stämplar de in på projektet, och timmarna hamnar där de hör hemma.
Ett tips är att lägga veckans viktigaste händelser som uppgifter med starttid: leveranser, besiktningar och gjutningar. Då vet laget när något händer, och påminnelsen kommer i telefonen i stället för att någon måste ringa runt kvällen innan.
Sjukanmälningar och ändringar hanterar du i webben: flytta personen i Bemanning, kontrollera att ingen blir överbokad och ge den som hoppar in en uppgift med starttid. Medarbetaren får uppgiften i appen.
Schemaläggning, bemanning och resursplanering
Orden används ofta om varandra. Schemaläggningen svarar på när och var varje person arbetar, dag för dag och vecka för vecka. Resursplaneringen tittar längre fram och svarar på om ni har tillräckligt med folk för projekten de kommande månaderna. Hur ni planerar kapacitet över säsongen beskriver vi på sidan om resursplanering för bygg, och hur tidplanen för själva projekten läggs i projektplanering med Gantt-schema.
Plan mot utfall – veckans viktigaste kontroll
Ett schema säger vad som var tänkt. Stämplingen visar vad som faktiskt hände. När båda finns i samma system kan du jämföra dem varje fredag, och det är där du lär dig att lägga bättre scheman. I tidrapporten växlar du mellan planerat, GPS och manuellt per medarbetare och dag. Tre saker är värda att titta på:
- Dagar där utfallet avviker mycket från planen. Ofta en sen leverans eller ett moment som tog längre tid än beräknat – bra att veta inför nästa liknande jobb.
- Övertid som inte var planerad. Timtypen på passet visar vem som har arbetat över och hur ofta det sker.
- Personer som byter projekt mitt på dagen. Om det händer ofta kan schemat behöva lägga laget mer sammanhållet.
Exempel: plan mot utfall för en vecka
Ett lag på fyra personer är schemalagt på en villa och ett badrum. Så här kan veckan se ut när planerade timmar jämförs med stämplade:
| Medarbetare | Planerat | Stämplat |
|---|---|---|
| Snickare 1, villan | 40 h | 40 h |
| Snickare 2, villan | 40 h | 44 h, varav 4 h övertid onsdag |
| Plattsättare, badrummet | 32 h | 24 h, materialet kom en dag sent |
| Lärling, villan och badrummet | 40 h | 38 h, gick tidigare en dag |
Av veckan lär du dig två saker. Badrummet behöver en dags marginal för leveranser, och villan behöver en person till under onsdagarna, när gjutningen styr dagen. Nästa schema blir bättre, och övertiden syns innan den blir en vana.
Så inför du schemaläggningen i företaget
- Bestäm vem som äger schemat. En person lägger veckan, projektledarna lämnar sina behov senast en bestämd dag.
- Lägg in frånvaron. Börja med semester och ledighet som redan är beviljad, så att schemat utgår från rätt antal personer.
- Planera två veckor i taget. Det räcker för att se krockar utan att planen behöver göras om varje dag.
- Låt laget stämpla in från första dagen. Först när timmarna kommer in kan du följa upp schemat.
Gratis schemaläggningsprogram eller system?
Ett schema i Excel kostar ingenting och räcker för ett lag på några personer med ett projekt i taget. Börja gärna med vår schemamall. Behovet av ett system kommer när flera personer planerar i samma fil, när frånvaron ligger i en annan lista och när ni vill jämföra schemat med de timmar som faktiskt stämplades. Då sparar ett schemaläggningssystem tid varje vecka.
Checklista: det här ska ett schemaläggningssystem för bygg klara
- Schema per medarbetare och dag, med projekt i varje ruta.
- Godkänd frånvaro direkt i schemat.
- Varning när någon blir bokad på för många timmar samma dag.
- Översikt över veckorna framåt, per person och per projekt.
- Uppgifter med starttid, deadline och påminnelser till laget.
- Stämpling i mobilen och uppföljning av plan mot utfall.
- Ändringslogg över vem som ändrade vad.
Allt i listan ingår i Koll på jobbet för 690 kr/mån exkl. moms med 10 användare, och du testar gratis i 14 dagar. Läs också guiderna om att välja schemaläggningssystem, schemaläggning för byggföretag och bemanningsplanering.