Ett utlägg på bygget är oftast litet: en ask skruv, en kapskiva, en tank diesel till servicebilen. Men många små kvitton blir snabbt mycket pengar, och den som har lagt ut av egen ficka vill ha tillbaka dem. I ByggExp fotar medarbetaren kvittot i appen, uppgifterna läses av automatiskt och kontoret attesterar och betalar tillbaka. Kostnaden hamnar samtidigt på rätt projekt. Här går vi igenom hela flödet, skillnaden mellan egna pengar och företagskort och vad ett kvitto behöver visa för att duga som underlag.
Så fungerar utlägg i ByggExp
- Medarbetaren fotar kvittot. I appen för iPhone eller Android öppnar man kameran och fotar kvittot direkt vid kassan, innan det hamnar i handskfacket.
- Uppgifterna läses av. Leverantör, datum, totalbelopp, moms och valuta fylls i automatiskt. Medarbetaren kontrollerar uppgifterna, skriver en kategori, till exempel Material eller Drivmedel, och väljer projekt. Har medarbetaren ett pågående arbetspass är projektet redan valt (Full koll).
- Utlägget skickas in. Det får status Inskickad och syns för kontoret under Utlägg och i Mitt arbete.
- Kontoret attesterar. Den som ansvarar för ekonomin godkänner eller avvisar utlägget i webben. Originalbilden öppnas med ett klick, så att beloppet kan jämföras med kvittot.
- Pengarna betalas tillbaka. Är utlägget betalt med egna pengar markerar ni det som utbetalt när ersättningen har gått ut. Är det betalt med företagskort behövs ingen ersättning.
- Kostnaden ligger på projektet. Utläggen räknas in i projektets kostnader tillsammans med inköpsfakturor och, med Full koll, arbetstiden, så att marginalen stämmer.
Medarbetaren behöver alltså bara fota och välja projekt. Allt annat sköts i webben av den som har hand om ekonomin.
Egna pengar eller företagskort
Det viktigaste fältet på ett utlägg är vem som har betalat. Det avgör om någon ska ha pengar tillbaka eller om kvittot bara är ett underlag för bokföringen.
| Betalat av | Vad som händer | Sista status |
|---|---|---|
| Egna pengar | Medarbetaren har lagt ut och ska få ersättning. Efter attesten betalar ni tillbaka beloppet. | Utbetald |
| Företagskort | Företaget har redan betalat. Kvittot behövs som underlag och kostnaden ska till projektet. | Godkänd |
| Fel eller dubblett | Kvittot hör inte till firman eller är redan registrerat. | Avvisad |
Flikarna Alla, Inskickad, Godkänd, Utbetald och Avvisad visar läget med en blick. Vid månadens slut räcker det att öppna fliken Godkänd och se vilka utlägg med egna pengar som ännu inte är återbetalda.
Kvitton som kommer till kontoret
Alla kvitton fotas inte på bygget. Ibland ligger en hög på skrivbordet, eller så kommer de som pdf i mejlen. I webben släpper du ett eller flera kvitton på en gång i Utlägg, och leverantör, datum och belopp läses av på samma sätt som i appen. Saknas ett fotografi kan utlägget skrivas in manuellt.
Till ett utlägg kan du lägga flera filer, till exempel kvittot och en följesedel. När revisorn eller redovisningsbyrån vill ha underlagen markerar du utläggen och laddar ner originalen i en fil, i stället för att leta i mobilernas bildgalleri.
Inkommande leverantörsfakturor hanteras i en egen del, Inköpsfakturor, och kan skickas in via en egen e-postadress för skanning. På så sätt hålls fakturor som ska betalas isär från utlägg som redan är betalda.
Vad kvittot ska visa
Ett fotat kvitto är bara värt något om det duger som underlag. Kontrollera därför att bilden är skarp och att följande går att läsa:
- Säljarens namn och gärna organisationsnummer.
- Datum för köpet.
- Vad som köpts, så att det går att avgöra om kostnaden hör till verksamheten.
- Totalbelopp och moms. Momsen behövs för att ni ska kunna dra av den. Vid mindre köp räcker ofta en förenklad faktura, det vanliga kassakvittot, när beloppet inklusive moms är högst 4 000 kronor.
Enligt bokföringslagen ska underlagen sparas till och med sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan den 1 juli 2024 får ett pappersunderlag förstöras när det har förts över till elektronisk form, om bilden är fullständig och går att läsa. Kontrollera med er redovisningskonsult hur ni vill arkivera. Det fotograferade originalet sparas på utlägget och kan laddas ner när som helst.
Köpte medarbetaren något utomlands sparas beloppet i den valuta som står på kvittot, till exempel euro eller norska kronor, så att inget räknas om i fel kurs på vägen. Vill du dubbelkolla momsen på ett kvitto? Använd momskalkylatorn.
Tre situationer från vardagen
Skruv på vägen till bygget
Klockan sju stannar snickaren vid bygghandeln för en ask fasadskruv. Kvittot fotas i kassakön, projektet är redan valt eftersom arbetspasset har startat, och kvittot kan slängas när bilden är kontrollerad. När ekonomiansvarig attesterar på eftermiddagen ligger skruven redan som kostnad på rätt projekt.
Diesel med företagskortet
Servicebilen tankas med företagets kort och kvittot fotas i appen. Vid attesten ändrar kontoret Betalat av till Företagskort. Ingen ska ha ersättning, men kvittot finns som underlag och kostnaden syns på det projekt bilen kördes till.
Månadsslut på kontoret
Den som sköter ekonomin öppnar Inskickad, går igenom kvittona ett i taget och godkänner dem. Två utlägg betalade med egna pengar betalas tillbaka och markeras som utbetalda. Ett kvitto är en dubblett och avvisas. Därefter laddas originalen ner och skickas till redovisningsbyrån. Arbetet tar minuter i stället för en eftermiddag med kuvert och tejp.
Kategorier som gör uppföljningen enkel
Kategorin skrivs på varje utlägg och syns som en egen kolumn i listan. Håll er till ett fåtal kategorier som alla i laget förstår, så går det att se vart pengarna tar vägen utan att öppna varje kvitto. Ett förslag för ett byggföretag:
- Material – skruv, lim, fogmassa och annat som byggs in i projektet.
- Förbrukning – klingor, slipband, tejp och skyddsplast.
- Drivmedel – diesel och bensin till bilar och maskiner.
- Hyra – maskiner och utrustning som hyrs per dag.
- Mat och dryck – till exempel fika på ett byggmöte.
- Underentreprenör – mindre tjänster som betalas på plats.
Bestäm också vem som får använda företagskortet och till vad. När både kategori och betalsätt står på varje utlägg blir det enkelt att se om en viss typ av kostnad växer, och om något borde beställas på faktura till projektet i stället för att köpas i kassan.
Utlägg i projektets ekonomi
Ett utlägg som bara blir en rad i bokföringen säger ingenting om hur projektet går. I ByggExp räknas utläggen in i projektets kostnader tillsammans med inköpsfakturor och arbetskostnad (Full koll). Under fliken Ekonomi ser du budget, kostnader och marginal, och i Lönsamhet jämför du projekten med varandra.
Det gör det lättare att se när småköpen börjar äta upp marginalen, till exempel när samma material köps i bygghandeln gång på gång i stället för att beställas till projektet. Läs mer om projektekonomi och lönsamhet och om kostnadskontroll i byggprojekt, eller jämför kalkyl mot utfall med efterkalkylmallen.
Få med laget på rutinen
Den bästa utläggsrutinen är den som laget följer utan att tänka på den. Visa appen på ett morgonmöte och fota ett riktigt kvitto tillsammans, så att alla ser hur kort steget är. Bestäm sedan tre saker och säg dem högt: att kvittot fotas innan man lämnar kassan, att projektet alltid väljs och att utlägg med egna pengar betalas tillbaka vid en bestämd tidpunkt, till exempel med nästa lön.
Den sista punkten är viktigast. När medarbetarna märker att pengarna kommer tillbaka i tid blir det självklart att fota kvittot direkt. Följ upp den första månaden genom att titta på fliken Inskickad och påminn den som har kvitton som ännu inte är registrerade.
Checklista: en rutin för utlägg som håller
| Rutin | Varför | I ByggExp |
|---|---|---|
| Kvittot registreras samma dag | Papperskvitton bleknar och försvinner | Fotas i appen vid kassan |
| Varje utlägg har ett projekt | Annars syns kostnaden inte där den hör hemma | Projekt väljs på utlägget |
| Betalsätt är tydligt | Bara egna pengar ska ersättas | Egna pengar eller företagskort |
| En person attesterar | Någon ansvarar för att kostnaden är rätt | Godkänn eller avvisa i webben |
| Ersättning följs upp | Ingen ska vänta på sina pengar | Status Utbetald |
| Underlagen sparas | Krav i bokföringslagen | Original på utlägget, nedladdning i en fil |
Skriv ner rutinen och gå igenom den med laget en gång. Det viktigaste är att kvittot fotas direkt, resten blir en vana när alla ser att pengarna kommer tillbaka snabbare.
Kom igång
- Boka en genomgång. Vi sätter upp kontot, projekten och kategorierna ni använder.
- Låt laget ladda ner appen. Första kvittot fotas på några sekunder.
- Attestera första veckan tillsammans. Då ser ni direkt hur kvittona landar på projekten.
Utlägg ingår i Koll på pengarna (299 kr/mån, max 2 användare) och i Full koll (990 kr/mån, 10 användare ingår). De första 14 dagarna är gratis med alla funktioner, utan startavgift och utan bindningstid. Hur kvitton och material används i fakturan till kunden läser du om under tidrapportering för hantverkare.