Fota kvitton och håll ordning på utläggen

Kvittohantering är ofta den tråkigaste delen av jobbet — ett kvitto för spik hamnar i fickan, ett för diesel i bilen och ett i papperskorgen. Med digital kvittohantering fotar du kvittot direkt när du betalar och slipper leta i efterhand. Utlägget hamnar där det hör hemma: på rätt projekt.

Vad är kvitto- och utläggshantering?

Det innebär att varje inköp — material, drivmedel, förbrukning eller ett litet utlägg — registreras digitalt med en bild av kvittot och kopplas till ett projekt. Bokföringen får ett komplett, sökbart underlag i stället för en påse kvitton i slutet av månaden.

Så gör du i webbadmin

1. Granska samlade utlägg per projekt eller period.
2. Exportera utläggen till bokföringen.

Så gör du i appen

1. Öppna appen och gå till Kvitton eller Utlägg, tryck på Nytt kvitto och fota kvittot så att belopp och datum syns tydligt.
2. Välj vilket projekt utlägget gäller och en kategori (material, drivmedel, verktyg m.m.).
3. Fyll i belopp och moms och lägg till en kort notering om vad inköpet avser.
4. Spara – kvittot laddas upp och blir synligt för administratören i webbadmin.

Allt hänger ihop: utlägget kopplas till projektet, syns i projektekonomin och kan tas med på fakturan – ingen dubbelregistrering.

Fördelar

• Inga borttappade kvitton — bilden finns kvar även om papperet bleknar.
• Varje utlägg kopplas till rätt projekt, vilket ger korrekt projektekonomi.
• Snabbare månadsavslut för dig och redovisningsbyrån.
• Full spårbarhet vid revision eller kundfrågor.

Tips

Fota kvittot direkt vid kassan innan det hamnar i fickan — då glömmer du aldrig bort det. Lägg till en tydlig notering ("spackel till kök, lgh 3") så vet både du och bokföringen exakt vad inköpet gällde. Använd samma kategorier konsekvent så blir rapporterna jämförbara mellan projekt.

Vanliga frågor

Behöver jag spara papperskvittot?

Följ gällande bokföringsregler för arkivering, men den digitala bilden gör att du alltid har underlaget tillgängligt och slipper leta bland lösa lappar.

Kan flera i teamet lägga in utlägg?

Ja. Varje medarbetare fotar sina egna kvitton i appen, och administratören ser allt samlat i webbadmin.

Vill du slippa kvittojakten vid varje månadsskifte? Börja fota kvitton i ByggExp och håll utläggen i ordning från första inköpet.