En stämpelklocka registrerar när arbetsdagen börjar och slutar. På en fabrik sitter den på väggen vid entrén. I bygg finns det ingen fast entré: laget börjar på ett radhusbygge, kör till en tillbyggnad efter lunch och avslutar dagen i en lägenhet som renoveras. Därför ligger stämpelklockan i ByggExp i mobilen. Medarbetaren stämplar in på projektet med GPS, du ser vem som är på jobbet just nu och timmarna hamnar på rätt projekt utan att någon behöver skriva av en lapp. Här går vi igenom hur det fungerar, vad positionen används till och hur du kommer igång.
Så fungerar stämpelklockan i ByggExp
- Projektet får en plats. När du lägger upp ett projekt i webbadmin anger du var arbetsplatsen ligger. Det är mot den platsen som incheckningen kontrolleras.
- Medarbetaren stämplar in. I appen för iPhone eller Android väljer medarbetaren projektet och checkar in. GPS-positionen bekräftar att incheckningen sker på arbetsplatsen.
- Passet följer arbetsplatsen. Lämnar medarbetaren projektområdet pausas passet automatiskt. Ärendet till bygghandeln eller lunchen hemma räknas alltså inte som tid på projektet.
- Byte av arbetsplats. Ska laget vidare till nästa projekt checkar man ut på det första och in på det andra. Förmiddag och eftermiddag hamnar på var sitt projekt.
- Passet får rätt timtyp. Normal tid, övertid eller OB väljs per pass. Restid anges i kilometer och minuter, och traktamente som helt, halvt eller inget.
- Arbetsledaren attesterar. I webben ser admin eller projektadmin passen per medarbetare och dag och godkänner dem.
Den som hellre vill fylla i timmarna själv kan registrera tiden manuellt per projekt och dag. Båda sätten hamnar i samma tidrapport.
Stämpelklocka på väggen eller i mobilen
Många byggföretag har prövat både papperslappar och en terminal i boden. Skillnaden syns först när laget arbetar på flera ställen samma vecka:
| Behov | Väggterminal | Stämpelklocka i appen |
|---|---|---|
| Var man stämplar | Där terminalen sitter | På varje arbetsplats |
| Koppling till projekt | Registreras separat | Projektet väljs vid incheckningen |
| Två arbetsplatser samma dag | Kräver anteckningar vid sidan om | Ut på det ena, in på det andra |
| Hårdvara | En terminal per arbetsplats | Medarbetarens telefon |
| Underlag till lön | Sammanställs i efterhand | Attesterade pass, klara att exportera |
En terminal kan fungera för en verkstad med en fast adress. För ett byggföretag med rörliga lag är telefonen den enda stämpelklocka som alltid finns på plats.
GPS på incheckningen
Positionen gör två saker. Vid incheckningen bekräftar den att medarbetaren är på arbetsplatsen. Under passet används den för att se om medarbetaren är kvar inom projektområdet, så att passet kan pausas när man lämnar det. Det betyder färre diskussioner om timmar i efterhand och en tidrapport som går att lita på vid attesten.
Berätta för laget innan ni börjar vad positionen används till och vem som ser den. Det är god sed, och enligt dataskyddsreglerna ska medarbetarna få information om hur deras personuppgifter behandlas. Den som inte vill dela sin position kan registrera timmarna manuellt.
Se vem som är på jobbet just nu
En stämpelklocka ger inte bara timmar till lönen. Den ger också en bild av läget i dag. På översikten i ByggExp ser du hur många som är på jobbet, hur många projekt som är aktiva och hur många timmar som har arbetats hittills under dagen. Personalöversikten visar varje medarbetare med status, timmar i dag och projekt, och du kan filtrera på ett enskilt projekt.
Status per medarbetare finns både i webben och i appen. Arbetsledaren som står på ett bygge ser alltså lika snabbt som kontoret om laget på nästa arbetsplats har kommit igång.
Det är användbart när en leverans kommer tidigare än väntat och du behöver veta vem som är närmast, eller när en beställare ringer och frågar om det är folk på plats. Svaret finns i telefonen eller på datorn, utan att du behöver ringa runt.
Stämpelklockan och arbetstidslagen
Enligt arbetstidslagen ska arbetsgivaren föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid, och medarbetarna har rätt att ta del av dem. Lagen sätter också ett tak för allmän övertid på 200 timmar per kalenderår. När varje pass har en timtyp finns anteckningarna redan i tidrapporten, och du ser hur mycket övertid varje medarbetare har gjort.
För företag med kollektivavtal styr Byggavtalet vad som räknas som övertid och vilka tillägg som gäller. I ByggExp väljer medarbetaren timtyp per pass, och arbetsledaren kontrollerar vid attesten att den stämmer med det som var beordrat. Vill du räkna på en enskild vecka finns OB- och övertidskalkylatorn.
Anteckningar om arbetstid är en sak, personalliggaren på byggarbetsplatsen en annan. Den har egna regler hos Skatteverket om vilka uppgifter som ska registreras och när.
Tre situationer från vardagen
Två arbetsplatser på en dag
En snickare börjar med att sätta dörrar i ett flerbostadshus och åker sedan till en villa för att montera en trappa. Incheckningen på det andra projektet görs när snickaren kommer fram, och restiden registreras på passet. I tidrapporten ligger timmarna på rätt projekt, och projektledaren för villan ser exakt hur lång tid trappan tog.
Någon glömmer att stämpla ut
Arbetsdagen är slut och en medarbetare kör hem utan att checka ut. När telefonen lämnar projektområdet pausas passet, så kvällen hemma blir inte arbetstid. Vid attesten ser arbetsledaren passet och kan stämma av det med medarbetaren innan timmarna går vidare till lön.
Ny medarbetare första dagen
En ny betongarbetare börjar på måndag. Hen laddar ner appen, loggar in och ser de projekt hen är kopplad till. Första incheckningen görs på arbetsplatsen samma morgon, utan utbildning och utan nyckel till någon terminal.
En vecka med stämpelklockan
Så här kan en vanlig vecka se ut för ett lag på åtta personer och tre projekt:
| Dag | Vad händer | Vem |
|---|---|---|
| Måndag 06.45 | Laget stämplar in på sina projekt. På översikten syns vilka som är på jobbet. | Medarbetarna, arbetsledaren |
| Tisdag | Två snickare byter projekt efter lunch. De checkar ut och in, och restiden läggs på passet. | Snickarna |
| Onsdag kväll | Beordrad övertid vid en gjutning. Kvällspasset får timtypen övertid. | Betonglaget |
| Torsdag | En medarbetare som inte vill dela sin position registrerar timmarna manuellt. | Medarbetaren |
| Fredag | Arbetsledaren går igenom veckans pass och attesterar dem. | Arbetsledaren |
Arbetet för kontoret begränsas till fredagens attest. Ingen behöver jaga lappar på måndag morgon, och timmarna ligger redan på rätt projekt när löneperioden stängs.
Vem gör vad med stämpelklockan
- Medarbetaren stämplar in och ut i appen, väljer timtyp och lägger till restid och traktamente.
- Arbetsledaren eller projektadmin ser vem som är på jobbet, stämmer av avvikelser och attesterar passen.
- Den som sköter lönen exporterar underlaget eller gör lönekörningen när perioden är attesterad.
Från stämpling till lön
När perioden är attesterad exporterar du tidrapporten som PDF eller Excel och löneunderlaget och AGI-underlaget som CSV. Kör ni lönen i ByggExp? Lönekörningen startar du från tidrapporten. Med tillägget Integrationer (199 kr/mån) skapar du en SIE4-fil för bokföringen. Hela flödet från stämpling till lön och bokföring beskriver vi på sidan om tidrapporteringssystem för bygg.
Kom igång på en vecka
- Lägg upp pågående projekt med plats. Vi flyttar över projekt och personal från ert gamla system utan kostnad.
- Bjud in laget. Var och en laddar ner appen till iPhone eller Android och loggar in.
- Kör en vecka parallellt. Låt laget stämpla i appen medan den gamla rutinen finns kvar och jämför timmarna på fredagen.
- Attestera och exportera. När siffrorna stämmer gör du nästa löneunderlag direkt från ByggExp.
Stämpelklockan ingår i paketet Koll på jobbet för 690 kr/mån exkl. moms med 10 användare, och du testar gratis i 14 dagar. Läs mer om appen för iPhone och Android, eller om stämpelklocka med GPS och närvaro på bygget.