Obsługa paragonów to często najbardziej uciążliwa część pracy — paragon za gwoździe ląduje w kieszeni, ten za olej napędowy w samochodzie, a kolejny w koszu na śmieci. Dzięki cyfrowej obsłudze paragonów robisz zdjęcie paragonu od razu podczas płatności i nie musisz później niczego szukać. Wydatek trafia tam, gdzie jego miejsce: do właściwego projektu.
Czym jest obsługa paragonów i wydatków?
Oznacza to, że każdy zakup — materiały, paliwo, materiały zużywalne czy drobny wydatek — jest rejestrowany cyfrowo wraz ze zdjęciem paragonu i przypisany do projektu. Księgowość otrzymuje kompletną, przeszukiwalną dokumentację zamiast torby pełnej paragonów na koniec miesiąca.
Jak to zrobić w panelu webowym
- Przeglądaj zebrane wydatki według projektu lub okresu.
- Eksportuj wydatki do księgowości.
Jak to zrobić w aplikacji
- Otwórz aplikację i przejdź do sekcji Paragony lub Wydatki, naciśnij Nowy paragon i sfotografuj paragon tak, aby kwota i data były wyraźnie widoczne.
- Wybierz, którego projektu dotyczy wydatek, oraz kategorię (materiały, paliwo, narzędzia itp.).
- Wpisz kwotę i VAT oraz dodaj krótką notatkę, czego dotyczył zakup.
- Zapisz – paragon zostanie przesłany i stanie się widoczny dla administratora w panelu webowym.
Wszystko jest ze sobą powiązane: wydatek jest przypisany do projektu, widoczny w ekonomii projektu i może zostać ujęty na fakturze – bez podwójnej rejestracji.
Korzyści
- Żadnych zgubionych paragonów — zdjęcie zostaje, nawet gdy papier wyblaknie.
- Każdy wydatek jest przypisany do właściwego projektu, co daje prawidłową ekonomię projektu.
- Szybsze zamknięcie miesiąca dla Ciebie i biura rachunkowego.
- Pełna śledzalność podczas kontroli lub przy pytaniach klientów.
Wskazówki
Sfotografuj paragon od razu przy kasie, zanim trafi do kieszeni — wtedy nigdy o nim nie zapomnisz. Dodaj czytelną notatkę („szpachla do kuchni, mieszkanie 3"), aby zarówno Ty, jak i księgowość dokładnie wiedzieli, czego dotyczył zakup. Stosuj konsekwentnie te same kategorie, dzięki czemu raporty będą porównywalne między projektami.
Najczęstsze pytania
Czy muszę zachować papierowy paragon?
Przestrzegaj obowiązujących przepisów o archiwizacji dokumentów księgowych, ale dzięki cyfrowemu zdjęciu zawsze masz dokumentację pod ręką i nie musisz szukać wśród luźnych karteczek.
Czy kilka osób z zespołu może wprowadzać wydatki?
Tak. Każdy pracownik fotografuje własne paragony w aplikacji, a administrator widzi wszystko zebrane w panelu webowym.
Chcesz uniknąć polowania na paragony przy każdym końcu miesiąca? Zacznij fotografować paragony w ByggExp i miej porządek w wydatkach od pierwszego zakupu.
