Lönen i ett byggföretag är aldrig bättre än underlaget. Saknas en kväll, står restiden på fel projekt eller har ingen kontrollerat övertiden blir det fel på lönebeskedet, och då ringer medarbetaren på måndagen. I ByggExp kommer timmarna från mobilappen, arbetsledaren attesterar dem och perioden skickas till en lönekörning med skatteavdrag och lönespecifikation. Därefter exporterar du löne- och AGI-underlaget. Här är hela kedjan och de kontroller som gör löneunderlaget rätt.
Vad ett löneunderlag för bygg ska innehålla
Löneunderlaget är listan som lönen räknas fram ur. För ett byggföretag behöver den mer än summan timmar per person:
- Timmar per medarbetare och dag. Grunden för allt annat.
- Timtyp. Normal tid, övertid eller OB, eftersom de ersätts olika.
- Restid. Kilometer och minuter, för restidsersättning och milersättning.
- Traktamente. Helt, halvt eller inget, per dag.
- Frånvaro. Semester, sjukdom och annan ledighet som påverkar lönen.
- Attest. Vem som har godkänt underlaget och när.
I ByggExp registreras timmar, timtyp, restid och traktamente på arbetspasset i mobilappen, och frånvaro söks och godkänns i Frånvaro. Det betyder att underlaget byggs upp under perioden, inte på lönedagen.
Steg för steg: från stämpling till lönespec
- Medarbetaren stämplar in. Med GPS i appen, eller manuellt per projekt och dag för den som inte vill dela sin position. Timtypen väljs på passet.
- Arbetsledaren attesterar. Admin eller projektadmin går igenom passen och godkänner dem. Här kontrolleras att övertiden var beordrad och att traktamentet stämmer.
- Perioden skickas till lön. I tidrapporten markerar du perioden och skickar timmarna till en lönekörning. Du väljer om underlaget ska vara planerade timmar, GPS-timmar eller manuellt registrerade timmar.
- Lönekörningen räknas fram. Varje medarbetare får en rad med timmar, timlön, bruttolön, skatteavdrag och nettolön.
- Du godkänner och betalar. Lönekörningen godkänns, lönespecifikationerna skapas och körningen markeras som betald när lönen är utbetald.
- Underlaget exporteras. Löne-CSV till lönebyrån eller lönesystemet, och AGI-underlaget till arbetsgivardeklarationen.
Gör attesten till en fast rutin, till exempel varje fredag. Det är mycket lättare att minnas en övertidskväll efter tre dagar än efter tre veckor.
Timlön, skatteavdrag och lönespecifikation
Timlönen läggs in på varje medarbetare. När lönekörningen räknas fram blir bruttolönen timmar gånger timlön, och skatteavdraget görs per medarbetare. Har medarbetaren en skattetabell angiven används den, annars en schablon på 30 %. Tabellerna publiceras av Skatteverket varje år, så kontrollera att rätt tabell och kolumn ligger på varje person när året byter.
Lönespecifikationen skapas per medarbetare och visar period, timmar, brutto, skatt och netto. Den laddas ner som PDF, och medarbetaren får samma siffror som ligger i underlaget.
Vad en anställd kostar utöver lönen, med arbetsgivaravgifter och semester, räknar du ut med kalkylatorn för anställningskostnad.
Räkneexempel: vad en månadslön kostar
En snickare med timlön 210 kr arbetar 168 timmar under en månad. Bruttolönen blir 168 × 210 = 35 280 kr. Skatteavdraget görs enligt medarbetarens skattetabell och dras från bruttolönen. Utöver lönen betalar företaget arbetsgivaravgifter, som med full avgift på 31,42 % blir 11 085 kr. Månadens kostnad för lön och avgifter blir alltså 46 365 kr, och då är semesterlön, försäkringar och pension enligt avtal inte medräknade.
Exemplet visar varför varje timme i underlaget spelar roll. En timme för mycket i tidrapporten kostar inte 210 kr, utan nästan 280 kr med avgifter, och mer om timmen är övertid. Räkna på era egna siffror med kalkylatorn för anställningskostnad.
Varför attesten kommer före lönekörningen
Det är frestande att köra lönen direkt på timmarna som ligger i tidrapporten. Men en lönekörning är svår att ändra när lönen väl är utbetald, medan ett arbetspass är lätt att rätta före attest. Låt därför arbetsledaren gå igenom perioden först: saknade dagar, pass som aldrig checkades ut och timtyper som inte stämmer. Skicka sedan perioden till lön. Ordningen kostar en dag men sparar rättelser i nästa period.
OB, övertid och Byggavtalet
För företag som följer Byggavtalet styr avtalet vad som räknas som övertid och vilka tillägg som gäller för obekväm arbetstid. I ByggExp väljer medarbetaren timtyp på varje pass och arbetsledaren kontrollerar den vid attesten.
Hämta satserna ur den aktuella utgåvan av avtalet, eftersom de ändras mellan avtalsperioderna. Räkna på en enskild vecka med OB- och övertidskalkylatorn, och läs om semesterlön enligt Byggavtalet och sjuklön och karensavdrag.
Restid och traktamente
Restid och traktamente är de poster som oftast blir fel i ett byggföretags lön. När de registreras på passet samma dag som resan görs behöver ingen rekonstruera dem i efterhand. Skatteverket har särskilda regler för traktamenten i byggbranschen, bland annat om tillfälligt arbete och avstånd från bostaden, så kontrollera att förutsättningarna är uppfyllda innan traktamentet betalas ut skattefritt. Restidsersättningen räknar du på med restidskalkylatorn.
AGI-underlaget varje månad
Varje månad lämnar arbetsgivaren en arbetsgivardeklaration med lön och skatteavdrag per anställd. I ByggExp exporterar du AGI-underlaget från lönekörningen som CSV. Underlaget är per medarbetare, och siffrorna är desamma som på lönespecifikationerna.
Tre kontroller innan du lämnar deklarationen:
- Stämmer antalet medarbetare med de som har fått lön under perioden?
- Är summan av skatteavdragen densamma som i lönekörningen?
- Har förmåner och ersättningar som inte går via lönekörningen kommit med?
En löneperiod i fem datum
Det som gör lönen stressig är sällan själva räknandet, utan att allt ska hinnas med samtidigt. Lägg upp perioden med fasta datum, så vet alla vad som gäller:
- Periodens sista dag. Timmar som registreras därefter hamnar i nästa period. Säg det tydligt till laget.
- Attest två dagar senare. Arbetsledarna går igenom passen och rättar det som saknas, medan medarbetarna fortfarande minns veckan.
- Lönekörning. Perioden skickas till lön, raderna kontrolleras och körningen godkänns.
- Utbetalning. Lönen betalas ut, körningen markeras som betald och lönespecifikationerna finns kvar i ByggExp.
- Arbetsgivardeklarationen. AGI-underlaget exporteras och deklarationen lämnas till Skatteverket. För de flesta arbetsgivare är sista dagen den 12:e i månaden efter utbetalningen (17:e i januari och augusti).
Blir något fel efter att lönen är betald, rätta det i nästa period och skriv en anteckning om varför. Då går det att följa vad som hände även ett år senare.
Vanliga fel i löneunderlaget
| Fel | Orsak | Så undviker du det |
|---|---|---|
| Timmar saknas | Medarbetaren glömde stämpla | Manuell registrering per projekt och dag, kontroll vid attesten |
| Fel timtyp | Övertid registrerad som normal tid, eller tvärtom | Timtyp på varje pass, kontrolleras mot det som beordrades |
| Restid glöms | Ingen skrev upp resan | Kilometer och minuter på passet samma dag |
| Fel skatt | Gammal skattetabell på medarbetaren | Gå igenom tabellerna vid varje årsskifte |
| Fel timlön | Lönehöjningen lades inte in | Uppdatera timlönen på medarbetaren innan körningen |
Checklista för en ny medarbetare
De flesta lönefel för en nyanställd uppstår redan första månaden. Gå igenom det här innan den första lönekörningen:
- Lägg upp medarbetaren med namn och roll, och be hen ladda ner appen till iPhone eller Android.
- Ange timlönen enligt anställningsavtalet.
- Ange skattetabellen enligt det besked medarbetaren har fått från Skatteverket.
- Lägg in ID06 och certifikat med utgångsdatum, så att du ser när de behöver förnyas.
- Visa hur timtyp, restid och traktamente väljs på passet. Fem minuter första dagen sparar många rättelser senare.
Lönebyrå eller lön i ByggExp?
| Ni har | Så gör ni | Det får ni |
|---|---|---|
| Lönebyrå | Attestera i ByggExp, skicka löne-CSV och tidrapport som Excel | Byrån får timmar per medarbetare i stället för lappar |
| Eget lönesystem | Exportera underlaget som CSV och läs in det | Timmarna skrivs inte om för hand |
| Ingen lönelösning | Kör lönen i ByggExp | Lönespec, skatteavdrag och AGI-underlag på samma ställe |
Oavsett väg är det samma attesterade timmar som går vidare. Det är där de flesta lönefel uppstår – och där ni sparar mest tid. Fler frågor att ställa inför valet finns i guiden om löneprogram för bygg, och tidrapporteringen beskriver vi på sidan om tidrapporteringssystem för bygg.
Kom igång
Lönekörningen startar från timmarna i tidrapporten. Hela kedjan från stämpling till lönekörning, lönespec och AGI-underlag ingår i Full koll för 990 kr/mån exkl. moms med 10 användare. Timmar från appen och attest finns också i Koll på jobbet (690 kr/mån), där du exporterar tidrapporten som Excel eller PDF till lönebyrån. Testa gratis i 14 dagar. Låt gärna laget stämpla i appen under en löneperiod medan den gamla rutinen finns kvar, och jämför underlagen innan ni byter.