Bristen på yrkesarbetare gör det frestande att ta in utländsk arbetskraft eller en utländsk underentreprenör när kalendern är full. Problemet är att utstationering hör till det hårdast reglerade i branschen, och missar kostar snabbt tiotusentals kronor i sanktionsavgifter – utöver risken att åka ur en offentlig upphandling. Den här guiden är en konkret B2B-checklista för att göra det lagligt under 2026. Redan i inledningen är det viktigt att skilja på tre olika vägar: (a) utstationering från ett EU/EES-företag som skickar sin egen personal hit, (b) att anställa en enskild tredjelandsmedborgare på arbetstillstånd, och (c) att köpa en tjänst av en utländsk underentreprenör. Reglerna skiljer sig mellan spåren, och att blanda ihop dem är själva grundfelet.
Ett bra sätt att hålla ordning på arbetsmiljö- och kontrolldokumentationen är att strukturera den från start med vår gratis egenkontroll-mall ->, så att anmälningsbevis, A1-intyg och ID06-loggning samlas på ett ställe.
Vad räknas som utstationering?
Utstationering innebär att en utländsk arbetsgivare tillfälligt skickar sina egna anställda för att arbeta i Sverige, medan anställningen fortsatt ligger kvar i hemlandet. Det är alltså inte samma sak som att du själv anställer en person, och inte heller samma sak som att du köper en färdig tjänst av ett utländskt bolag. För arbetstagare från EU/EES gäller fri rörlighet – de behöver inget arbetstillstånd. För tredjelandsmedborgare krävs däremot arbetstillstånd från Migrationsverket, oavsett om de kommer via utstationering eller anställs direkt. Att avgöra vilken kategori arbetet faller in under är avgörande, eftersom det styr vilka anmälningar, intyg och skatteregler som blir aktuella. Fastnar du i fel spår riskerar du både fel dokumentation och fel skattehantering.
Utstationeringsanmälan till Arbetsmiljöverket
Kärnplikten ligger hos den utländska arbetsgivaren. Företaget måste registrera utstationeringen och en kontaktperson i Sverige i Arbetsmiljöverkets e-tjänst "Anmäl utstationering" senast den dag arbetet påbörjas i Sverige. Missas det är sanktionsavgiften 20 000 kr, plus upp till ytterligare 20 000 kr om obligatoriska uppgifter saknas. Anmälan ska uppdateras vid tolv månader, och arbetsgivaren kan förlänga tröskeln till 18 månader genom att anmäla en motivering till Arbetsmiljöverket före tolvmånadersgränsen.
Men glöm inte din egen spegelplikt som tjänstemottagare. Du ska ha fått dokumentation på att anmälan gjorts senast den dag arbetet börjar. Får du inte det måste du själv anmäla till Arbetsmiljöverket inom tre dagar från arbetsstart – annars riskerar du en egen sanktionsavgift på 20 000 kr. Undantaget gäller bara privatpersoner som anlitar för eget bruk, inte företag. Praktiskt tips: skriv in att anmälningsbeviset ska lämnas som villkor för första betalningen i kontraktet, så tvingar du fram dokumentationen i rätt tid.
A1-intyg och socialförsäkring
A1-intyget avgör vilket lands sociala avgifter som ska betalas. Ett giltigt A1 visar att den utstationerade arbetstagaren fortsatt omfattas av – och betalar avgifter i – hemlandets socialförsäkringssystem, så att avgifterna inte ska betalas två gånger. Intyget utfärdas av hemlandets socialförsäkringsmyndighet, motsvarigheten till Försäkringskassan. Saknas ett giltigt A1 kan svenska arbetsgivaravgifter komma att krävas. Samla därför alltid in ett A1 för varje utstationerad arbetstagare innan arbetet startar, och kontrollera att intygets giltighetstid täcker hela utstationeringsperioden. Ett intyg som löper ut mitt i projektet är en risk du inte vill upptäcka i efterhand.
Skatt: ekonomisk arbetsgivare, F-skatt och omvänd byggmoms
Här finns tre skattefällor som lätt förbises. Den första är reglerna om ekonomisk arbetsgivare, som gäller sedan 1 januari 2021. Vid uthyrning av personal gäller inte längre 183-dagarsregeln: en utländsk arbetstagare som hyrs ut till en svensk uppdragsgivare som leder arbetet beskattas i Sverige från dag ett. Det finns ett smalt undantag för arbete på högst 15 sammanhängande dagar och högst 45 dagar totalt per kalenderår – räkna med beskattningen i din kalkyl.
Den andra fällan är F-skatt. Kontrollera att en utländsk underentreprenör har svensk F-skatt och är momsregistrerad där det krävs. Ett utländskt bolag utan F-skatt kan göra dig som betalare skyldig att innehålla preliminärskatt på fakturan. Den tredje är omvänd byggmoms: mellan byggföretag är det du som köpare som redovisar och betalar momsen. Fakturan ska ställas ut utan moms, ange ditt momsnummer och en text i stil med "Omvänd skattskyldighet för byggtjänster gäller". Regeln förutsätter att du som köpare är momsregistrerad.
Arbetsmiljöansvar och personalliggare på bygget
Oavsett vem som är formell arbetsgivare behåller det svenska arbetsstället – via byggarbetsmiljösamordnaren och arbetsgivaren på plats – arbetsmiljöansvaret för alla som arbetar på bygget. Det ställer krav på att skyddsinstruktioner faktiskt förstås, vilket i praktiken betyder att språkfrågan måste hanteras aktivt när personalen kommer utifrån.
Elektronisk personalliggare via ID06 är obligatorisk på byggarbetsplatser, och varje person ska loggas – inklusive utländska underentreprenörers anställda. Skatteverkets kontrollavgift är 12 500 kr plus 2 500 kr per person som är på plats men inte registrerad, och 25 000 kr om byggherren inte har anmält byggstart och plats. Från och med första kvartalet 2026 skärps dessutom ID06: den som godkänner en kortbeställning måste legitimera sig med pass eller ett EU-godkänt nationellt id-kort. Se till att era rutiner klarar det innan korten ska förnyas.
Entreprenörsansvar – din risk för underleverantörens löner
Sedan 1 januari 2019 finns ett entreprenörsansvar för lönefordringar i bygg- och anläggningsbranschen. Det innebär att du kan bli ansvarig för en underleverantörs obetalda löner. Arbetstagarens direkta uppdragsgivare är ansvarig i första hand; betalar den inte inom 14 helgfria vardagar eller inte går att nå, kan huvudentreprenören hållas ansvarig. Arbetstagaren måste anmäla sitt krav inom sex månader, och ansvaret omfattar även utstationerade arbetstagare. Skydda dig med skriftliga garantier om lön på kollektivavtalsnivå, innehållandeklausuler och löpande dokumentation av att UE faktiskt betalar sina anställda.
Tredjelandsmedborgare: arbetstillstånd 2026
Är arbetstagaren medborgare utanför EU/EES krävs arbetstillstånd från Migrationsverket. Från 1 juni 2026 måste lönen vara minst 90 procent av svensk medianlön (75 procent för vissa undantagna grupper), och lönen ska dessutom motsvara kollektivavtal eller praxis i branschen. En sexmånaders övergång fram till 1 december 2026 håller kvar den tidigare nivån på 80 procent av medianlönen för förlängningar som beviljas enligt gamla regler. Att anlita personal utan giltigt tillstånd kan leda till sanktioner mot arbetsgivaren – kontrollera tillståndet innan arbetet börjar.
Checklista: så gör du lagligt
- Verifiera att utstationeringsanmälan är gjord – begär in beviset.
- Samla in giltigt A1-intyg för varje arbetstagare, med rätt giltighetstid.
- Kontrollera UE:s F-skatt och momsregistrering.
- Logga alla på bygget i ID06 – även UE:s personal.
- Säkra entreprenörsansvaret med löne- och innehållandeklausuler.
- Bekräfta arbetstillstånd om arbetstagaren är tredjelandsmedborgare.
- Kontrollera att lönen ligger på kollektivavtalsnivå.
Så gör du i ByggExp
ByggExp ersätter inte en anmälan till Arbetsmiljöverket eller ett A1-intyg, men vi hjälper dig att hålla ordning på dokumentationen som gör kontrollerna smärtfria. Samla anmälningsbevis, A1-intyg, F-skattekontroll och kollektivavtalsvillkor per projekt och underentreprenör, så att allt går att ta fram vid en granskning. Med strukturerad egenkontroll och tydliga rutiner för vilka handlingar som ska finnas innan arbetet startar minskar du risken för sanktionsavgifter och för att fastna på entreprenörsansvaret. Verktygen ger dig spårbarhet – inte juridisk rådgivning – men det är ofta just spårbarheten som saknas när det brister.
Vanliga frågor
Vem ansvarar för utstationeringsanmälan?
Den utländska arbetsgivaren gör själva anmälan senast den dag arbetet börjar. Du som svensk tjänstemottagare ska ta emot dokumentation på att den gjorts, och om du inte får det måste du själv anmäla till Arbetsmiljöverket inom tre dagar för att undvika en egen sanktionsavgift på 20 000 kr.
Måste alla utstationerade ha A1-intyg?
Ja. A1-intyget visar att arbetstagaren omfattas av hemlandets socialförsäkring, så att sociala avgifter inte betalas dubbelt. Utan ett giltigt A1 kan svenska arbetsgivaravgifter krävas, så samla in intyget innan arbetet startar och kontrollera att giltighetstiden täcker hela perioden.
Kan jag bli ansvarig för en utländsk UE:s obetalda löner?
Ja. Entreprenörsansvaret för lönefordringar omfattar även utstationerade arbetstagare. Uppdragsgivaren är ansvarig först, men betalar den inte inom 14 helgfria vardagar kan huvudentreprenören hållas ansvarig. Arbetstagaren har sex månader på sig att anmäla kravet.
Gäller 183-dagarsregeln för inhyrd utländsk personal?
Nej. Sedan reglerna om ekonomisk arbetsgivare infördes 2021 beskattas uthyrd personal i Sverige från dag ett när den svenska uppdragsgivaren leder arbetet. Undantaget gäller bara arbete på högst 15 sammanhängande dagar och högst 45 dagar totalt per kalenderår.
Kom igång
Att göra rätt skyddar dig mot sanktionsavgifter, löneansvar och att svartlistas i offentlig upphandling. Börja med att strukturera dokumentationen i vår egenkontroll-mall, och vill du se hur ByggExp samlar projekt, UE-handlingar och kontroller på ett ställe kan du boka en demo här. Reglerna ändras – stäm alltid av aktuella krav med Arbetsmiljöverket, Skatteverket och Migrationsverket innan du sätter igång.
Relaterat: Regler för inhyrd personal, Anlita underentreprenör – så gör du rätt, Entreprenörsansvar för löner.
