Фотографируйте чеки и держите расходы под контролем

Учёт чеков — обычно самая скучная часть работы: чек за гвозди оказывается в кармане, за дизель — в машине, а ещё один — в мусорной корзине. С цифровым учётом чеков вы фотографируете чек сразу при оплате и не ищете его потом. Расход попадает туда, где ему и место: в нужный проект.

Что такое учёт чеков и расходов?

Это значит, что каждая покупка — материалы, топливо, расходники или небольшая трата — регистрируется в цифровом виде с фотографией чека и привязывается к проекту. Бухгалтерия получает полный документ с возможностью поиска вместо пакета с чеками в конце месяца.

Как это сделать в веб-админке

1. Просмотрите собранные расходы по проекту или за период.
2. Расходы учитываются как затраты проекта и попадают в экономику проекта.

Как это сделать в приложении

1. Откройте приложение и перейдите в раздел Чеки или Расходы, нажмите Новый чек и сфотографируйте чек так, чтобы сумма и дата были хорошо видны.
2. Выберите, к какому проекту относится расход, и категорию (материалы, топливо, инструменты и т. д.).
3. Укажите сумму и НДС и добавьте короткую заметку о том, что за покупка.
4. Сохраните — чек загрузится и станет виден администратору в веб-админке.

Всё связано между собой: расход привязывается к проекту, отображается в экономике проекта и может быть включён в счёт — без двойного ввода.

Преимущества

• Никаких потерянных чеков — фотография сохраняется, даже если бумага выцветет.
• Каждый расход привязывается к нужному проекту, что даёт корректную экономику проекта.
• Более быстрое закрытие месяца для вас и бухгалтерской компании.
• Полная прозрачность при аудите или вопросах клиента.

Советы

Фотографируйте чек сразу на кассе, прежде чем он окажется в кармане — тогда вы никогда о нём не забудете. Добавьте понятную заметку («шпаклёвка для кухни, кв. 3»), чтобы и вы, и бухгалтерия точно знали, что это была за покупка. Используйте одни и те же категории последовательно — тогда отчёты будут сопоставимы между проектами.

Частые вопросы

Нужно ли хранить бумажный чек?

Следуйте действующим правилам бухгалтерского архивирования, но цифровая фотография означает, что документ всегда под рукой и вам не придётся рыться в кипе бумажек.

Могут ли несколько человек в команде вносить расходы?

Да. Каждый сотрудник фотографирует свои чеки в приложении, а администратор видит всё вместе в веб-админке.

Хотите избавиться от охоты за чеками в конце каждого месяца? Начните фотографировать чеки в ByggExp и держите расходы в порядке с первой же покупки.