Tidredovisning – att löpande registrera vem som jobbat, när och på vilket projekt – är grunden för både korrekt lön, rätt fakturering och kontroll på lönsamheten. I byggbranschen hänger det dessutom ihop med lagkrav på personalliggare. Här går vi igenom vad tidredovisning omfattar, vad som är lagkrav och hur du gör det enkelt i praktiken.
Ladda ner en gratis tidrapport-mall (PDF) →
Vad är tidredovisning?
Tidredovisning (eller tidrapportering) är den löpande registreringen av arbetad tid. För ett byggföretag används den till flera saker samtidigt:
- Löneunderlag – timmar, OB, övertid och restid ligger till grund för lönen.
- Fakturering – vid löpande räkning faktureras nedlagd tid mot kund.
- Projektuppföljning – jämför nedlagd tid mot kalkyl för att se marginalen i realtid.
- ROT-underlag – arbetskostnaden måste kunna särskiljas för ROT-avdraget.
Tidredovisning och personalliggare – två olika saker
Det är lätt att blanda ihop tidredovisning med personalliggare, men de fyller olika syften:
- Personalliggare är ett lagkrav på de flesta byggarbetsplatser: en elektronisk närvaroregistrering (vem är på plats just nu) som Skatteverket kan kontrollera. Läs mer om personalliggare och reglerna.
- Tidredovisning är företagets egen registrering av arbetad tid för lön, fakturering och uppföljning – den styrs inte av samma lag, utan av kollektivavtal, anställningsavtal och dina interna behov.
Många löser båda i samma system (ofta via ID06-incheckning), men kraven är alltså olika: personalliggaren är en myndighetskontroll, tidredovisningen ett internt verktyg.
| Personalliggare | Tidredovisning | |
|---|---|---|
| Vad det är | Närvaro just nu på arbetsplatsen | Arbetad tid per projekt |
| Styrs av | Lagkrav (Skatteverket) | Kollektiv-/anställningsavtal + interna behov |
| Används till | Myndighetskontroll | Lön, faktura, uppföljning |
| Vid brist | Kontrollavgift | Fel lön/faktura, sämre marginal |
Vad ska en tidredovisning innehålla?
- Datum och vilken anställd det gäller
- Projekt/arbetsplats tiden ska bokföras på
- Start- och sluttid eller antal timmar
- Typ av tid – normaltid, OB och övertid, restid
- Ev. frånvaro (sjuk, VAB, semester)
- Signering – att uppgifterna stämmer
Så gör du det enkelt
Papperslappar och lösa Excel-filer skapar merjobb och fel vid lönekörningen. Poängen är att registrera tiden där arbetet sker – helst digitalt i mobilen – och att den direkt kan bli både löneunderlag och fakturaunderlag. Vill du börja enkelt kan du ladda ner vår gratis tidrapport-mall och fylla i den online. Se även den mer grundläggande guiden om tidrapportering.
Vanliga misstag
- Rapportera i efterhand. Tid som fylls i en vecka senare blir gissningar – registrera löpande.
- Ingen projektkod. Utan koppling till projekt går det inte att följa upp marginalen eller fakturera rätt.
- ÄTA-timmar blandas med kontraktsarbetet. I en entreprenad måste ÄTA-tiden hållas isär för att kunna faktureras – mer om det i guiden om tidrapportering för entreprenad.
- Blanda ihop med personalliggaren. Personalliggaren uppfyller inte kravet på löneunderlag, och tidredovisningen uppfyller inte lagkravet på närvaroregistrering.
Med en löpande, projektkopplad tidredovisning får du rätt lön, rätt faktura och koll på lönsamheten – och slipper pusslet vid varje lönekörning.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan tidredovisning och personalliggare?
Personalliggaren är ett lagkrav om närvaro på arbetsplatsen som Skatteverket kontrollerar. Tidredovisningen är företagets egen registrering av arbetad tid för lön, fakturering och uppföljning. De fyller olika syften men kan matas av samma incheckning.
Är tidredovisning ett lagkrav?
Själva tidredovisningen styrs inte av samma lag som personalliggaren, utan av kollektivavtal, anställningsavtal och företagets egna behov. Däremot krävs korrekt underlag för lön och för att kunna särskilja arbetskostnad vid ROT.
Vad ska en tidredovisning innehålla?
Datum och anställd, projekt eller arbetsplats, start- och sluttid eller antal timmar, typ av tid (normaltid, OB, övertid, restid), eventuell frånvaro och en signering av att uppgifterna stämmer.
Hur gör man tidredovisning enkelt i ett byggföretag?
Genom att registrera tiden där arbetet sker, digitalt i mobilen, så att den direkt blir både löneunderlag och fakturaunderlag. Då slipper du renskrivning och fel vid lönekörningen.
