Tidredovisning – att löpande registrera vem som jobbat, när och på vilket projekt – är grunden för både korrekt lön, rätt fakturering och kontroll på lönsamheten. I byggbranschen hänger det dessutom ihop med lagkrav på personalliggare. Här går vi igenom vad tidredovisning omfattar, vad som är lagkrav och hur du gör det enkelt i praktiken.
Ladda ner en gratis tidrapport-mall (PDF) →
Vad är tidredovisning?
Tidredovisning (eller tidrapportering) är den löpande registreringen av arbetad tid. För ett byggföretag används den till flera saker samtidigt:
- Löneunderlag – timmar, OB, övertid och restid ligger till grund för lönen.
- Fakturering – vid löpande räkning faktureras nedlagd tid mot kund.
- Projektuppföljning – jämför nedlagd tid mot kalkyl för att se marginalen i realtid.
- ROT-underlag – arbetskostnaden måste kunna särskiljas för ROT-avdraget.
Tidredovisning och personalliggare – två olika saker
Det är lätt att blanda ihop tidredovisning med personalliggare, men de fyller olika syften:
- Personalliggare är ett lagkrav på de flesta byggarbetsplatser: en elektronisk närvaroregistrering (vem är på plats just nu) som Skatteverket kan kontrollera. Läs mer om personalliggare och reglerna.
- Tidredovisning är företagets egen registrering av arbetad tid för lön, fakturering och uppföljning – den styrs inte av samma lag, utan av kollektivavtal, anställningsavtal och dina interna behov.
Många löser båda i samma system (ofta via ID06-incheckning), men kraven är alltså olika: personalliggaren är en myndighetskontroll, tidredovisningen ett internt verktyg.
Vad ska en tidredovisning innehålla?
- Datum och vilken anställd det gäller
- Projekt/arbetsplats tiden ska bokföras på
- Start- och sluttid eller antal timmar
- Typ av tid – normaltid, OB och övertid, restid
- Ev. frånvaro (sjuk, VAB, semester)
- Signering – att uppgifterna stämmer
Så gör du det enkelt
Papperslappar och lösa Excel-filer skapar merjobb och fel vid lönekörningen. Poängen är att registrera tiden där arbetet sker – helst digitalt i mobilen – och att den direkt kan bli både löneunderlag och fakturaunderlag. Vill du börja enkelt kan du ladda ner vår gratis tidrapport-mall och fylla i den online. Se även den mer grundläggande guiden om tidrapportering.
Vanliga misstag
- Rapportera i efterhand. Tid som fylls i en vecka senare blir gissningar – registrera löpande.
- Ingen projektkod. Utan koppling till projekt går det inte att följa upp marginalen eller fakturera rätt.
- Blanda ihop med personalliggaren. Personalliggaren uppfyller inte kravet på löneunderlag, och tidredovisningen uppfyller inte lagkravet på närvaroregistrering.
Med en löpande, projektkopplad tidredovisning får du rätt lön, rätt faktura och koll på lönsamheten – och slipper pusslet vid varje lönekörning.
