Tidrapportering för entreprenad – attest, ÄTA och underentreprenörer

I en entreprenad ska samma timmar räcka till tre saker: lön till den egna personalen, faktura eller avstämning mot beställaren och uppföljning mot kalkylen. Tidrapportering för entreprenad handlar därför om att varje timme har en person, ett datum, ett projekt och en attest – och om att ÄTA-arbete och underentreprenörernas tid hålls isär från kontraktsarbetet.

Saknar ni system i dag kan ni börja med vår gratis tidrapport-mall. Grunderna finns i guiden om tidrapportering i byggföretag.

GPS eller manuellt – ni väljer: alla vill inte dela sin position, och det behöver de inte. I ByggExp kan medarbetaren i stället fylla i sina timmar manuellt i appen – per projekt och dag. De manuella timmarna hamnar i samma tidrapport och export till lön och faktura som GPS-tiderna, och i webbadmin ser du planerade, GPS- och manuella timmar sida vid sida.

Vad skiljer tidrapportering i entreprenad från vanlig tidrapportering?

Själva registreringen är densamma: timmar per person och dag. Skillnaden ligger i kraven runt omkring. Flera företag arbetar på samma arbetsplats, beställaren granskar underlaget, entreprenadavtalet styr hur ändrings- och tilläggsarbeten ersätts och kollektivavtalet styr vad yrkesarbetarna ska ha betalt för tid på kvällar, helger och resor. En tidrapport som håller i en entreprenad uppfyller fyra krav:

• Rätt projekt – timmen bokas där den gjordes, inte på ett samlingskonto för ”övrigt”.
• Rätt timtyp – normaltid, övertid och OB skiljs åt redan vid registreringen.
• ÄTA för sig – tilläggsarbete märks så att det kan faktureras separat.
• Attest före export – ingen timme går vidare till lön eller faktura innan en ansvarig har godkänt den.

Underentreprenörernas timmar

Som huvudentreprenör rapporterar du inte UE:s tid. UE har egen personal och eget lönesystem och fakturerar dig. Det du behöver är kontroll: att timmarna UE debiterar på löpande räkning stämmer med det som faktiskt gjorts på arbetsplatsen.

• Skriv in i UE-avtalet hur tidsunderlaget ska se ut: per dag, per person och med ÄTA särredovisat.
• Begär underlaget varje månad, inte först med slutfakturan.
• Stäm av mot er egen bild av arbetsplatsen – bemanningen i byggdagboken, personalliggaren och arbetsledarens anteckningar.
• Godkänn UE:s faktura först när underlaget är avstämt.

ByggExp har ingen särskild roll för underentreprenörer – systemet är byggt för er egen personal. UE:s tidsunderlag hanterar du som bilaga till deras faktura. Läs mer om att anlita underentreprenör och om omvänd byggmoms mellan UE och huvudentreprenör.

Månadsunderlag till beställaren vid löpande räkning

På löpande räkning är tidsunderlaget grunden för fakturan. Beställaren har rätt att granska det, och timmar som inte går att härleda riskerar att strykas. Ett månadsunderlag som klarar granskningen innehåller:

• datum, namn eller yrkesroll och antal timmar per dag
• vilket projekt, och gärna vilken del av arbetet, timmarna gäller
• ÄTA-timmar i en egen summering med hänvisning till respektive ÄTA
• timtyp där den påverkar priset, till exempel beställd övertid
• vem som har attesterat.

Ett exempel: tre snickare har under oktober 412 timmar på projektet, varav 36 timmar på ÄTA 4 (extra bjälklagsförstärkning) och 12 timmar beställd lördagsövertid. Står de tre posterna var för sig ser beställaren direkt vad som är kontrakt, vad som är tillägg och varför timpriset skiljer sig. Står allt i en klump blir fakturan ifrågasatt.

Skicka underlaget tillsammans med fakturan och för samma period varje gång. Då går granskningen fortare och diskussionerna om enskilda dagar blir färre. I ByggExp attesteras arbetspassen i webben, och tidrapporten för perioden exporteras som PDF eller Excel att bifoga fakturan.

ÄTA-timmar separat – så tappar du dem inte

ÄTA-arbete som inte registreras när det görs blir sällan betalt. Två veckor senare minns ingen hur många timmar rivningen bakom den nya väggen tog, och utan underlag är det svårt att få beställaren att godkänna kostnaden. Ett fungerande flöde:

1. Dokumentera ÄTA:n innan arbetet börjar – omfattning, uppskattad tid och om den ska debiteras på löpande räkning eller till fast pris. Vår ÄTA-mall ger en färdig struktur.
2. Ge ÄTA:n ett nummer som laget väljer i appen när de rapporterar tid.
3. Märk arbetspassen med ÄTA-numret samma dag som arbetet görs.
4. Summera ÄTA-timmarna separat i månadsunderlaget.

I ByggExp kopplas arbetspasset till en ÄTA, så att timmarna kan faktureras separat från kontraktsarbetet. Hela flödet beskrivs i guiden om ÄTA-hantering.

Byggavtalet: OB, övertid, restid och traktamente

För yrkesarbetare styr Byggavtalet mellan Byggnads och Byggföretagen hur tid utöver ordinarie dagtid ersätts. Lönen kan bara bli rätt om tidrapporten visar mer än en dagssumma:

• Övertid – arbete utöver ordinarie arbetstid. Avtalet har fyra nivåer, och tidpunkten avgör vilken som gäller.
• OB – ordinarie arbetstid förlagd till tidig morgon, kväll, natt eller helg. Tre nivåer. OB och övertid betalas aldrig för samma timme, så varje timme ska ha en timtyp.
• Restid – resa till och från arbetsplatsen ersätts enligt avtalets avståndsregler. Kilometer och restid behöver framgå.
• Traktamente – vid tjänsteresa med övernattning mer än 50 km från arbetsplatsen och bostaden. Lönehandläggaren behöver veta om det gäller hel eller halv dag, och skattefriheten följer Skatteverkets regler.

I ByggExp väljer medarbetaren timtyp – normal, övertid eller OB – på varje arbetspass och fyller i restid i kilometer och minuter samt traktamente (inget, halvt eller helt). Systemet lagrar vad som rapporterats men räknar inte ut ersättningen enligt avtalet – den beräkningen görs i lönesystemet. Hur du räknar själv beskrivs i OB och övertid i Byggavtalet, restidsersättning och traktamente för byggnadsarbetare.

Export till lön och faktura

Attesterade timmar ska inte skrivas av för hand en gång till. Det vanliga är att exportera dem i ett format som lönesystemet eller bokföringen kan läsa. ByggExp exporterar:

• Löneunderlag som CSV – för import i lönesystemet.
• AGI-underlag som CSV – stöd för arbetsgivardeklarationen.
• SIE4-fil – för import i bokföringsprogram som Fortnox, Visma och Björn Lundén. Ingår i integrationstillägget för 199 kr/mån.
• Tidrapport som PDF och Excel – underlag till beställaren eller för arkivet.

Det är filexport, inte en direktkoppling via API: du laddar ner filen och läser in den i det andra systemet. Mer om flödet i ByggExp:s tidrapportering online och om valet av löneprogram för bygg.

Omvänd byggmoms och ROT – vad tidrapporten ska visa

Momsen sätts på fakturan, inte i tidrapporten, men tidrapporten avgör om fakturan blir rätt.

Omvänd byggmoms gäller när du säljer byggtjänster till ett företag som självt säljer byggtjänster mer än tillfälligt – typiskt när du är UE åt en huvudentreprenör. Du fakturerar utan moms och anger köparens momsregistreringsnummer samt texten ”omvänd betalningsskyldighet”, enligt Skatteverkets regler för byggsektorn. Timmarna måste därför ligga på rätt projekt: blandas ett B2B-uppdrag ihop med ett privatjobb i samma rapport, hamnar de på fel faktura.

ROT gäller arbete åt privatpersoner och bara arbetskostnaden – inte material, maskiner eller resor. Tidrapporten är underlaget för arbetskostnaden, så restid och arbetad tid ska stå på separata rader. Checklistan för en korrekt byggfaktura med ROT visar vad fakturan ska innehålla.

Nyckeltal som visar om tidrapporteringen fungerar

Tre mått visar om rapporteringen håller:

Följ måtten per projekt och månad. Jämför nedlagd tid med kalkylen löpande i projektuppföljningen, inte först vid efterkalkylen.

Kom igång

Börja med ett projekt: lägg upp det, låt laget rapportera i appen i en vecka och attestera i webben. Fungerar flödet tar ni med nästa projekt. ByggExp går att testa gratis i 14 dagar med alla funktioner, utan bindningstid – boka en demo så visar vi upplägget för entreprenad.

Relaterade guider

• Mobil tidrapportering – så rapporterar laget direkt på bygget
• App för tidrapportering i bygg – vad appen ska klara
• Tidredovisning i byggföretag
• Projektuppföljning i bygg

Vanliga frågor

Var kan jag få gratis tidrapportering?

Vill du börja på papper eller i Excel kan du ladda ner vår gratis tidrapport-mall. För digital tidrapportering med app och attest kan du testa ByggExp gratis i 14 dagar, utan startavgift och bindningstid.

Vilken är den bästa appen för tidrapportering i byggbranschen?

Vid entreprenader bör appen klara timmar per projekt, märkning av ÄTA, timtyper för OB och övertid, attest och export till lönesystemet. Fungerar den på både iPhone och Android behöver laget inte byta telefon.

Kan underentreprenörens arbetsledare attestera timmarna?

Nej, inte i ByggExp – där attesterar administratören eller projektets administratör den egna personalens arbetspass. UE attesterar sin personals tid i sitt eget system, och du granskar deras tidsunderlag när fakturan kommer.

Kan vi få ett samlat månadsunderlag till fakturan?

Ja. Tidrapporten för perioden exporteras som PDF eller Excel och bifogas fakturan.

Hur hanterar man ÄTA-timmar i tidrapporten?

Märk arbetspassen med ÄTA:ns nummer samma dag som arbetet görs och redovisa ÄTA-timmarna i en egen summa.

Måste man tidrapportera varje vecka?

Ingen lag kräver veckorapporter, men arbetsgivaren ska föra anteckningar om övertid och mertid enligt arbetstidslagen. I praktiken fungerar daglig registrering bäst – ju längre man väntar, desto fler timmar faller bort.

Hur snabbt kommer vi igång?

Laget laddar ner appen från App Store eller Google Play och börjar rapportera på ett projekt.